Tanto si eres un novato como si eres un veterano profesional, aprenderás algo

25 cosas útiles que puedes hacer con Google Docs

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©Google

Actualizado 18 | 11 | 2019 07:00

Google Docs

Cuando trabajas en un procesador de textos, cada segundo importa. Y aunque Google Docs puede parecer simple, está prácticamente desbordado con opciones que no se ven y que pueden ayudarte a hacer más con menos esfuerzo.

Todo lo que tienes que hacer es encontrar esas opciones, y luego recordar utilizarlas.

(Ten en cuenta que los elementos que se enumeran a continuación son principalmente específicos de la versión de Docs para navegadores web de escritorio. A menos que se indique lo contrario, no se aplican a las aplicaciones móviles).

Edita como un profesional

1. La próxima vez que necesites mover texto dentro de un documento, omite cortar y pegar, y cambia el texto de la manera más rápida: simplemente resalta el párrafo que deseas cambiar de posición y luego haz clic y arrástralo con el ratón, o, de otra forma, coloca el cursor en cualquier lugar dentro del párrafo, mantén presionadas Alt y Shift juntas, y luego usa las teclas de flecha para moverlo a donde quieras.

2. ¿Necesitas que tu texto sea un poco más grande o más pequeño? Docs tiene un par de accesos directos superfáciles que cambiarán el tamaño de la fuente sobre la marcha: Mantén presionada la tecla Ctrl (o Cmd) y Mayús y luego presiona la tecla del punto para aumentar el tamaño de la fuente o la tecla de coma para disminuirla.

3. Con solo unos pocos clics rápidos, los documentos pueden copiar el formato de un área de texto y aplicarlo a otro . El truco está en el icono del rodillo de pintura en la esquina superior izquierda de la barra de herramientas de Documentos (directamente a la derecha del icono de impresión). Coloca el cursor sobre el texto que tiene el formato que deseas, haz clic en el rodillo de pintura y luego en el párrafo donde deseas aplicar el formato. La fuente, el tamaño, el estilo y el color deberían aparecer al instante.

Si deseas aplicar el formato a más de un área de texto, haz doble clic en el rodillo de pintura al comienzo del proceso. Eso lo obligará a permanecer activo a través de numerosas aplicaciones.

4. Ahórrate la molestia de buscar en los menús de Docs para encontrar lo que necesitas y, en su lugar, usa el atajo Alt- / para buscar todas las funciones disponibles en un instante.

5. Puedes organizar automáticamente tus documentos para que sean más fáciles de usar: abre el menú Ver y seleccione “Mostrar esquema del documento”, o simplemente presiona Ctrl-Alt-H (o Cmd-Alt-H) y la aplicación crea un contorno completo en el área izquierda de la pantalla, con cada línea de texto de encabezado representando una sección. Luego puedes hacer clic en cualquiera de esas secciones para ir directamente a esa parte del documento. (Esto también está disponible en las aplicaciones móviles de Documentos, solo busca la opción “Esquema del documento” en el menú principal de las aplicaciones).

6. Dale un descanso a tus dedos y deja que Docs convierta tus palabras habladas en texto: mientras tu ordenador tenga un micrófono, todo lo que tienes que hacer es abrir el menú Herramientas y seleccionar “Escribiendo por voz” o presionar Ctrl-Shift-S (o Cmd-Shift-S) y luego hablar lejos. Los documentos utilizarán el sistema de voz a texto estándar de Google para descubrir lo que dices (o la mayoría de cosas) y ponerlo en la página.

7. La función de voz a texto de Docs también te permite decir comandos para formas comunes de puntuación y formato de párrafo. Puedes decir cosas como “punto”, “coma” y “signo de interrogación” o dar instrucciones como “nueva línea” o “nuevo párrafo”. Si deseas hacer un descanso, di “dejar de escuchar” y luego “reanudar” “cando estés listo para continuar.

8. Además de eliminar el texto, el modo de escritura de voz de Docs te permite realizar ediciones avanzadas a través del comando hablado. El sistema admite una gran variedad de funciones: selecciona palabras, frases o párrafos específicos; aplicando diferentes tipos de formato al texto; cortar, copiar y pegar; e incluso desplazarse por un documento o saltar a partes específicas de la página.

9. La función de dictado de Docs es buena para algo más que la escritura y edición regular: cada vez que tengas un audio que debas convertir en texto, desde una entrevista grabada, un podcast o el que sea, busca una habitación silenciosa, enciende el modo de escritura de voz de Docs y deja que el audio se reproduzca. Los documentos proporcionarán una transcripción completa de tu audio grabado, sin servicios especiales ni tarifas requeridas.

Enriquece tus documentos

10. Docs hace posible realizar todas tus investigaciones sin tener que abandonar tu procesador de textos, tanto en el escritorio como desde tu dispositivo móvil. Abre la herramienta Docs’s Explore mirando en el menú Explorar (o presionando Ctrl-Alt-Shift-I o Cmd-Alt-Shift-I) en el sitio de escritorio o encontrando la opción “Explorar” en el menú principal de las aplicaciones móviles (mientras estás editando un documento). Los documentos mostrarán una serie de resultados web, imágenes y documentos relacionados de tu propio trabajo anterior. También puedes realizar nuevas búsquedas directamente dentro de esa ventana, y cuando encuentres algo que desees incluir en tu documento actual, puedes agregarlo e incluso adjuntar una cita a pie de página con un solo clic o toque.

11. Usuarios de Google Fotos: Docs hace que sea más fácil agregar imágenes de tu colección de fotos directamente en tus documentos. Haz clic en el menú Insertar y selecciona “Imagen” para encontrar la opción. También puedes agregar una imagen de tu almacenamiento de Google Drive, por URL o buscando en la web desde esa misma área.

12. Docs tiene su propia herramienta para permitirte recortar o editar imágenes: simplemente haz clic en una imagen dentro de tu documento, luego haz clic en el menú Formato y selecciona “Imagen”. Allí, encontrarás el comando para recortar así como una amplia selección de “Opciones de imagen” que contiene funciones para volver a colorear y ajustar la transparencia, el brillo y el contraste de la imagen.

13. ¿No estás seguro del significado de una palabra? Presiona Ctrl-Shift-Y (o Cmd-Shift-Y) mientras el cursor está en la palabra. Los documentos buscarán una definición para ti y te la mostrarán en el lado derecho de la pantalla.

14. Si utilizas Google Keep como bloc de notas, puedes acceder a tus notas mientras trabajas en un documento e incluso insertar una nota completa en tu página actual. Busca la opción “Mantener bloc de notas” en el menú Herramientas para abrir la barra lateral Mantener. Una vez que estás allí, puedes ver y editar tus notas, y si deseas volcar el contenido de una nota en tu documento, coloca el cursor sobre la nota y luego haz clic en el icono de menú de tres puntos que aparece.

Colabora y comparte

15. No permitas que una barrera del idioma te impida comunicarte. Docs tiene un sistema nativo que puede traducir documentos enteros a otros idiomas: haz clic en el menú Herramientas, luego seleccione “Traducir documento”. Luego podrás seleccionar el idioma que desees y proporcionar un nuevo nombre para tu archivo traducido.

16. Nunca lo sabrías, pero Google Docs te permite etiquetar a otros usuarios para llamar su atención mientras colaboras. Simplemente comienza a escribir un comentario: haz clic en el icono circular que aparece al pasar el ratón sobre el lado derecho de un documento en el escritorio o tocando el icono más y luego seleccionando “Comentario” en la aplicación móvil; luego escribe @ o + seguido por las primeras letras del nombre de una persona. Los documentos comenzarán a ofrecer opciones de tu lista de contactos de Google. Y si deseas agregar a alguien que no está en tu lista de contactos, solo usa una dirección de correo electrónico en lugar de un nombre. Si la persona que seleccionas ya tiene acceso al documento, recibirá un correo electrónico notificándole la mención.

17. También puedes enviar por correo electrónico cualquier mensaje que desees a los colaboradores, junto con un archivo adjunto de un documento, directamente desde Documentos. Busca la opción “Colaboradores de correo electrónico” en el menú Archivo para comenzar. (Tu mensaje vendrá de la dirección de correo electrónico principal asociada con tu cuenta de Google).

18. Tal vez desees enviar una copia de tu documento a alguien por correo electrónico sin agregarlo como colaborador, por ejemplo, para proporcionar el archivo a un cliente o compartirlo con alguien externo a tu organización para su revisión. Los documentos pueden hacer eso: solo abre el menú Archivo y selecciona “Enviar por correo electrónico como archivo adjunto”. Podrás seleccionar entre una variedad de formatos o incluso optar por incluir el texto en el cuerpo del correo electrónico.

19. Los documentos pueden convertir cualquier documento en una página web activa y en funcionamiento que luego puedes compartir o insertar como desees. Ve a la opción “Publicar en la web” en el menú Archivo para explorar la posibilidad.

20. Si deseas dirigir a las personas a una sección específica de tu documento, usa la característica de marcadores de Documentos para crear un enlace directo a cualquier área del texto . Coloca el cursor donde deseas que resida el enlace, luego abre el menú Insertar y selecciona “Marcador”. Aparecerá una ventana emergente con el enlace, aunque igual deberás asegurarse de compartir el documento de manera apropiada (ya sea con las personas a las que deseas ver o de manera pública, si deseas que todos puedan acceder) antes de que funcione para otra persona que no seas tú.

21. ¿Deseas enviar a alguien un enlace a una versión en PDF de tu documento ? Copia la URL completa en la barra de dirección de tu navegador mientras editas el documento, luego cambia “/ edit” al final a “/ export? Format = pdf” (sin las comillas). Siempre que las personas a quienes envías tengan acceso al documento, obtendrán un PDF de tu trabajo tan pronto como abran el enlace.

22. Puedes utilizar un truco similar para convertir tu documento en una plantilla para el uso continuo de otras personas: una vez más, copia la URL completa en la barra de direcciones de tu navegador mientras editas el documento, pero esta vez, cambia “/ editar” al final de “/ copy” (nuevamente, sin las comillas). Envía ese enlace a cualquier persona con la que hayas compartido el archivo y, cuando lo abra, se le pedirá que haga una copia en su propio almacenamiento de Documentos y luego trabaje en él desde allí.

Expande tus horizontes de procesamiento de textos

23. Google Docs puede ayudarte con el diseño a través de su galería de plantillas incorporada: abre la galería para navegar por las opciones disponibles, desde currículums hasta propuestas de proyectos e incluso algunos formatos avanzados de documentos comerciales y legales, y a continuación, selecciona cualquier elemento para abrirlo en Documentos y utilizarlo como punto de partida.

24. Comienza un documento nuevo desde cualquier lugar de tu navegador agregando docs.google.com/create como marcador y luego colócalo en la barra de marcadores, o crea un atajo de teclado personalizado que activará el enlace a petición.

25. No te limites a la lista de fuentes predeterminadas de Docs. Puedes agregar docenas de fuentes a tu configuración de procesamiento de textos, y una vez que se agreguen, siempre estarán disponibles en el menú desplegable de fuentes normales. Todo lo que tienes que hacer es abrir ese menú desplegable y buscar la opción “Más fuentes” en la parte superior. Haz clic en él y busca en el archivo de fuentes web de Google para encontrar el estilo que satisfaga tus necesidades.

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