La reclamación de la deuda ha sido la gran olvidada de las compañías ya que, históricamente, estaba basada en acciones judiciales tardías y, generalmente, poco rentables. Muchas empresas veían como que los costes asociados a estas reclamaciones superaban lo que, finalmente, obtenían y, por ello, “guardaban en el cajón” a los morosos que pasaban a incobrables.
Un correcto tratamiento de la deuda y el establecimiento, desde el inicio de la relación comercial y durante toda su vida, de procedimientos o protocolos, permitiría:
- Maximizar los recursos propios de la sociedad ya que al tener automatizados los procesos se emplearía mucho menos tiempo de los empleados en llamar o intentar el cobro de lo debido, por ejemplo.
- Evitar acumular deuda excesivamente antigua que devenga incobrable. Es evidente que cuanto más tiempo transcurra desde el impago hasta la reclamación disminuyen las probabilidades de éxito.
Somos conscientes de que no existen medidas cerradas o “fórmulas mágicas” para evitar el impago pero si está demostrado que implementar sencillos procesos de gestión puede reducir esta problemática o agilizar la forma de recobro en gran medida. Para ello, debemos tener en cuenta tres principios fundamentales:
- Planificación.
- Gestión.
- Actuación.
Estos son los principios básicos de la gestión de los riesgos o de la auditoría pero debe tenerse en cuenta que el impago de deuda debe ser también ser considerado como un riesgo inherente de la actividad de las empresas que, cuando alcanza cierto límite, puede poner incluso en peligro la continuidad de su actividad. Por ello, cuanto antes se gestionen estas incómodas situaciones de impago, antes se podrá conseguir el pago de la deuda.
¿Cómo planificamos la gestión de nuestra deuda?
Hay varias medidas que, paulatinamente, se pueden implementar en la empresa. A modo de ejemplo:
- Dejando un rastro o evidencia documental del servicio que se está prestando, por ejemplo. Ello puede incluir, el presupuesto, contratos, ofertas, comunicaciones escritas…. Con esto obtenemos un efecto doblemente disuasorio para los posibles morosos.
Es evidente que cuantas más pruebas tengamos de que se han hecho las cosas a plena satisfacción del cliente y siguiendo sus instrucciones mas probabilidades hay, o bien de que no se produzca el impago o de que obtengamos una sentencia estimatoria en caso de tener que acudir a la vía judicial.
- Establecer medidas de control en función del tipo de servicio o de obra que vamos a realizar. No es lo mismo contratar con una administración pública por un importe de un millón de euros que un servicio sencillo de trescientos (300 €) euros.
En función de los parámetros que se decidan, se establecerá la necesidad de contar con unos documentos u otros, tipo de presupuesto, de contratos… Debe hacerse de una forma sencilla y lo más adecuada posible a la realidad de la empresa, no deben ponerse trabas al ejercicio de la actividad, pero si es importante que para grandes cuentas o contratos los responsables de la sociedad estén involucrados en el proceso de contratación.
Éstas son algunas de las medidas que se pueden hacer en la empresa, pero la lista podría continuar de forma infinita en función del sector de actividad, volumen de negocio… lo que se haga debe ser personalizado para que sea efectivo.
¿Cómo gestionamos la deuda?
Involucrando a toda la empresa. La práctica en esta materia nos ha ensañado que muchas veces se “pierden” los presupuestos finales o los albaranes de entrega firmados y elloa pesar de que constituyen una prueba fundamental de la correcta prestación del servicio y de la posterior reclamación.
Una de las formas clásicas de implicar al personal es designando a los responsables que deberán velar porque se gestionen correctamente la documentación en cada una de las fases de la documentación. Desde esta perspectiva, es lógico que el departamento que está en almacén o transporte sea quien “vigile” que los albaranes se firman a la entrega y se archiven con posterioridad y que sea el comercial quien guarde el presupuesto final aceptado.
Como en el caso anterior es una cuestión que deberá hacerse en función de las necesidades de cada empresa, ajustado a su tamaño y al tipo de servicio en cada momento. De nada sirve ponerse unas obligaciones en esta materia si no se van a cumplir o no designan a las personas adecuadas para ello.
¿Cómo actuamos en caso de impago?
Determinar el momento en el que el cliente pasa a ser de dudoso cobro y, finalmente moroso. Dependerá del tipo de servicio que ofrezca cada empresa. Lo normal en este tipo de supuesto es hacer una primera toma de contacto pasados treinta (30) días desde la emisión de la factura e intentar negociar el pago de la deuda. Si pasado este plazo no se produce el pago debería hacer una reclamación fehaciente donde conste la postura de la empresa en ese sentido.
Si todos los pasos anteriores no han fructificado será el momento de acudir a un profesional para gestione lo antes posible esta situación y encuentre la mejor solución al conflicto que no siempre tiene porqué ser la vía judicial, sino estableciendo un calendario o atendiendo las posibles quejas que hubiera podido tener el cliente.
