En muchas empresas y ámbitos profesionales se suelen organizar o acudir a múltiples eventos, desde ferias, congresos, exposiciones, presentaciones, etc.; algo en lo que Twitter puede resultar de gran ayuda.
A través de los eventos, generalmente, lo que se pretende es conseguir nuevos clientes o fidelizarlos, así como ganar en prestigio y marca; por lo que la red social Twitter resulta una herramienta muy útil, ya que puede aumentar la difusión y repercusión de estos actos.
Para lograr una buena estrategia de comunicación en esta red social, se puede seguir una serie de consejos, a aplicar en cada una de las distintas fases del evento: antes, durante y después, tal y como indica Leti Grijó en su blog:
ANTES DEL EVENTO
1. Crear una cuenta en Twitter del evento
En el caso de que el organizador no disponga de una cuenta para el evento propio es recomendable crearla. No obstante, si se trata de un evento donde el organizador ya tiene perfil en Twitter, se puede usar perfectamente dicha cuenta y aprovechar la comunidad existente.
2. Crear un #Hashtag para el evento
Este es, sin duda, el paso más importante. La clave está en crear un nuevo Hashtag. Es imprescindible que cuando se piense cuál va ser ese Hashtag, se verifique que no existe, que esté relacionado con el evento y que sea fácil de recordar para los usuarios, ya que así lo escriben bien y resulta efectivo.
3. Dar a conocer el nuevo #Hashtag
Hay que promocionar el evento y el Hashtag al mismo tiempo. Es decir, empezar a darle “bombo” los meses previos al desarrollo del acto, por ejemplo, compartiendo tweets uno o dos meses antes de la celebración del evento, acompañados siempre con el Hashtag que se haya creado, para aumentar así su visibilidad.
4. Definir el contenido y herramientas para monitorizar Twitter
Se debe determinar qué contenido se va a twittear antes, durante y después del evento y, una vez definido, establecer una serie de pautas:
- Cada cuánto tiempo se va a compartir contenido (imágenes, vídeos…)
- Establecer varios tipos de tweets: tweets que anuncien el evento, detalles de este, posts relacionados con el evento
- Hacer listas diferenciadas entre los asistentes, colaboradores y ponentes
- Seleccionar qué herramientas se van a usar para monitorizar Twitter (p. ej.: HootSuite y TweetDeck, en la fase de desarrollo del evento, y TweetBinder y Metricool, para después del evento)
5. Gestión de posible crisis de reputación online
Se debe tener capacidad de reacción ante posibles comentarios negativos o incidentes que puedan surgir cuando llegue el momento del evento o incluso antes o después.
La clave está en saber escuchar las diferentes opiniones de los usuarios y seguidores, comunicar de forma correcta el contenido y responder siempre las preguntas o menciones. Por este motivo, como se ha dicho en el punto anterior, es importante tener claro qué herramientas se van a usar para monitorizar Twitter, sobre todo para tener una organización en el día del evento y que no se escape nada.
En el caso de que surja algún problema, hay que procurar detectarlo cuanto antes y solucionarlo de la forma más correcta y profesional posible, siempre para que no vaya a más.
DURANTE EL EVENTO
6. Insistir en la difusión del #Hashtag
Llegado el día, hay que seguir haciendo hincapié en el #Hashtag del evento, por ejemplo, recordánselo a los asistentes de forma visual, mediante carteles, proyecciones en alguna pantalla o tarjetas. De esta forma se facilita el networking online y presencial entre los asistentes, así como se puede medir el impacto del evento de forma directa.
7. Tipo de Tweets a emitir
El tipo de contenido a emitir ya se ha establecido en la fase pre-evento, siendo ahora cuando toca ponerlo en práctica. Para ello, se recomienda hacer actualizaciones durante el evento cada cierto tiempo o “x” minutos. Se recomienda compartir en tiempo real todo lo que vaya sucediendo: declaraciones, temas de interés de los ponentes o el timing del evento, es decir, lo que va a venir después. Incluso se puede recurrir a pequeñas retransmisiones en directo a través de Periscope.
También se pueden utilizar acortadores de URL para compartir enlaces, como por ejemplo bit.ly. Sin olvidarse que las actualizaciones en Twitter deben ser claras y concretas, obviamente correctamente escritas y proporcionando detalles del evento lo más concisos posibles.
8. Acompañar el contenido con imágenes
El contenido audiovisual es muy efectivo en Twitter. Por este motivo, es aconsejable publicar fotos de los actos, las intervenciones o incluso de los descansos con los asistentes. También se puede compartir vídeos con declaraciones de los asistentes o ponentes. Con esto se consigue humanizar el evento y hacerlo más interactivo.
9. Proyectar en pantallas el contenido de Twitter
Es interesante contar con un espacio para proyectar los tweets que se vayan emitiendo, por ejemplo cuando haya algún descanso o en el turno de preguntas, para que no se pierda la atención sobre lo expuesto.
También se puede aprovechar para interactuar con los usuarios mediante preguntas o encuestas, para ver como va evolucionado el evento y qué opinan los asistentes.
10. Interactuar con la comunidad
Se deben revisar constantemente las menciones, los RT (retweets) y los mensajes directos, ofreciendo contenidos de calidad y otros links a otras páginas, para poder dar mayor visibilidad al evento y facilitar a los asistentes enlaces para ampliar conocimientos sobre el tema, asunto o contenido a promover.
11. Monitorizar Twitter durante el evento
Durante el evento es importante que se realice un breve análisis de cómo está funcionando todo. Para ello, se debe comprobar la repercusión que está teniendo el evento en Twitter, es decir, el nivel de interacción, comentarios positivos o negativos, los favoritos, los RT, respuestas, las impresiones alcanzadas, cuál es la hora de más actividad, la procedencia geográfica de los tweets, etc.
12. Comunicar el fin del evento
Cuando el evento haya llegado a su fin hay que comunicarlo por Twitter, sin dejar de estar pendiente de todo el movimiento que sigue en Twitter, ya que pueden surgir posibles comentarios o preguntas, que hay que responder lo más rápido posible.
DESPUÉS DEL EVENTO
13. Agradecer a todos su interacción
Cuando finalice el evento, vienen las acciones post-evento. Lo más importante son los agradecimientos. Hay que dedicarle un tiempo a responder y agradecer tanto a los ponentes, colaboradores, asistentes e incluso a los no asistentes de forma física. También se pueden compartir noticias relacionadas con el evento, como notas de prensa, fotos o vídeos. Aquí, se recomienda elaborar una lista con todos aquellos que hayan usado el hashtag para, de esta forma, fidelizar a unos “posibles clientes” y facilitar el networking entre ellos.
14. Valoración y recopilación final
Por último, conviene elaborar un reporte final, es decir, un análisis sobre el impacto que ha tenido Twitter en todas las fases del evento; así como elaborar una “historia” con todos los tweets más destacados durante el evento, algo que se puede recopilar a través de los «Momentos de Twitter».
Para ello, está disponible Twitter Analytics, que mide todos estos resultados, y Social Mention, para comprobar quién se ha hecho eco del evento o de su contenido virtual.
15. Consejos para conseguir ser Trending Topic
Por último, para conseguir que el hashtag sea Trending Topic, se pueden seguir una serie de prácticas:
- Usar el hashtag de forma constante durante todas las fases del evento
- Potenciar su recuerdo y su uso a través de todos los medios posibles
- Realizar algún sorteo o concurso entre todos los asistentes para animar a que usen el hashtag
- Geolocalizar los tweets es una forma rápida de ser Trending Topic
- Apoyarse en bloggers y especialistas del sector para que twitteen
- Monitorizar muy bien el hashtag, responder, hacer RT
- Aprovechar la influencia de los ponentes (fotos del escenario, de ellos, del público, etc…)
- Usar contenido muy visual
- Potenciar las mejores horas para twittear
- Hacer alguna emisión en directo
- Hacer también branding con tus tweets, por ejemplo creando un diseño personalizado con los colores corporativos o con frases de los ponentes.
16. Cómo hacer un tweet efectivo
Para finalizar, Leti Grijó también nos recuerda en su blog lo que se tiene que tener en cuenta para que tus tweets sean efectivos y generen interacción e impacto:
- Acompaña siempre tus tweets con un contenido visual, gifs, vídeos, imágenes
- Inserta emojis para fomentar la llamada a la acción
- Usa hashtags pero te recomiendo que como máximo dos
- De vez en cuando si ser “spammer” etiqueta a usuarios en tus fotos de twitter (si procede)
- Nombra siempre la fuente de la información sino es tuya
- Añade enlaces que aporten contenido de valor y usa acortadores de enlaces
- Siempre intenta tener un tweet propio fijado
- Intenta geolocalizar tu tweet
- Evita tweets en mayúsculas
- Sé cercano con tus seguidores
- Aprovecha el formato de las twitter cards
- ¡Comparte contenido de valor y atractivo!
