Para todo negocio, sobre todo en sus primeras etapas de crecimiento, mantener el cashflow controlado es un parte clave. A la hora de crecer como empresa y saber qué momento es el mejor para llevar a cabo nuevos avances, saber de cuánto dinero disponemos para operar es esencial.
A su vez, es necesario para la buena expansión de la empresa que los procesos financieros estén bajo control. ¿Cómo conseguirlo?
Mantener un control constante de la tesorería, ya sea diario o semanal, es lo esencial. De esta manera evitarás llevarte sorpresas desagradables y podrás actuar con más tranquilidad. A continuación os dejamos una serie de consejos y puntos clave a tener en cuenta para triunfar en esta tarea.
- Monitoriza el cashflow desde cualquier lugar
Aprovecha la tecnología. Utiliza herramientas como Dropbox o OneDrive para crear ahí tus hojas de cálculo y poder acceder a ellas desde cualquier parte. Una de las cosas más importantes es tener un control constante de la tesorería, y poder acceder a tus cuentas desde cualquier lugar es esencial para poder hacer esto con facilidad.
También existen herramientas específicas para la control del flujo de caja. No siempre hay que utilizar spreadsheets y hacerlo manual.
- Controla la facturación
El proceso de facturación puede resultar muy pesado para algunos, pero ten en cuenta que tu trabajo no está completo hasta que no cobras por él. Para tenerlo bajo control, es muy recomendable llevar un registro claro de las facturas emitidas y que te han emitido, así como los tiempos de cobro y pago de cada una de ellas.
Intenta que el registro esté estructurado de forma clara y visual. Adjudica diferentes colores a los procesos de cobro teniendo en cuenta su estado. De este modo conseguirás un registro más fácil de analizar y actualizar.
Para mejorar nuestro conocimiento sobre las fechas límites de pago, un buen método al que podemos recurrir es el uso de alarmas. El tono o formato de estas, entendido como el nivel de intensidad del aviso, puede variar dependiendo de los días que falten para el cobro o pago de una factura. De este modo evitaremos que se nos eche el tiempo encima.
- Identifica la intención de pago de los clientes
El fin del control de facturas es cobrarlas a tiempo, pero no siempre sirve con el uso de alarmas y recordatorios para controlar cuándo nos van a pagar y proyectar ingresos.
Otro aspecto a tener el cuenta es la intención de pago de los clientes. Tenemos que tener en cuenta cuál es su situación actual. De este modo podremos obtener información financiera más realista, y proyectar nuestros ingresos de forma más precisa. En este sentido, las aplicaciones que nos permiten tener en cuenta el periodo estimado cobro en vez del vencimiento nos permitirán proyectar mejor nuestro cashflow.
- Controla los costes
El control de los costes que afronta tu negocio también es una tarea de gran importancia a la hora de monitorizar el cashflow. Calcula tus costes por áreas y los porcentajes que estos suponen sobre el volumen de tu negocio. De esta manera tendrás un registro de qué dinero estás empleando en cada una de las áreas de tu empresa.
Una vez tengamos claro el reparto de costes, asegúrate periódicamente con un control de costes de que esos porcentajes no se superan.
- Determina el punto de equilibrio
A la hora de empezar con tu negocio, determina dónde está tu punto de equilibrio. Así podrás fijar una meta para que al proyectar tu cashflow, sepas si llegas o no a los requerimientos de ingresos que necesitas para mantener un margen. Aunque esto no te ayudará a mejorar el el flujo de caja, te ayudará a saber en qué situación está tu empresa. Saber lo que te queda por cobrar es genial, pero saber además cuánto margen hace tu empresa si cobra cada una de las facturas que le deben es aún mejor..
Una vez alcanzado el punto de equilibrio, puedes establecer otra meta y seguir así hasta que ya no te haga falta. Esto, al igual que el resto de los consejos para monitorizar el cashflow, reducirá tu estrés notablemente. No tendrás que estar constantemente preocupado por cuándo llegará el próximo ingreso de efectivo, y podrás actuar con más soltura.
Si tú no tienes tiempo para hacerlo, designa algún trabajador que se encargue del control contable para monitorizarlo de manera más constante. O, de nuevo, utiliza herramientas que permitan darle seguimiento de manera automatizada.
