Hacer inventario es una tarea que los empresarios y profesionales suelen menospreciar o dejar para el último momento. En cambio, la realización de un buen inventario, un control de stock regular de los bienes de tu negocio te reporta muchos beneficios.
Veamos por qué es tan importante hacer inventario y al final del artículo te daré 6 consejos que espero te sean de utilidad.
Objetivo del inventario
Con la realización del inventario se persigue comparar el volumen de existencias reales que tenemos en almacén con el número que aparece en nuestros libros de cuentas. Esto es lo que se llama: control de stock.
Podrías entender que un inventario es algo único de empresas que tengan productos en un almacén… error!
Cualquier empresa que quiera proteger sus activos tiene que realizar un inventario periódico.
Una empresa de servicios también posee un volumen de existencias, por ejemplo: bienes muebles e inmuebles, material de oficina.
En resumen, sea cual sea el tamaño de tu negocio, debes saber cómo hacer un inventario para conocer en todo momento tus activos, mejorar la gestión de compras y así poder ahorrar gastos como te decía en otro de mis posts.
Si sabes cómo hacer un inventario, tu rentabilidad y tu resultado será mejor. Porque no sólo ahorrarás gastos sino que obtendrás un resultado mayor con menos inversión.
La gestión del stock tiene un impacto directo sobre el funcionamiento de tu negocio y su rentabilidad. Por eso, es tan importante que lo tengas en cuenta y que pongas los medios necesarios para que todo funcione correctamente
Realizar inventario es una obligación legal
A nivel contable debemos de hacer inventarios anuales para poder dar una imagen fiel de nuestro patrimonio y de nuestro resultado.
El Libro de Inventario y Cuentas Anuales, es un libro de caracter obligatorio para todos los empresarios y que abarca un ejercicio completo. En él figuran: el Balance de Situación, Pérdidas y Ganancias y Balances de Sumas y Saldos trimestrales.
El inventario y la rotación de stock
Lo ideal sería que cualquier empresa pudiera conocer su inventario en todo momento, pero esa gestión tiene un coste (en tiempo y dinero) que puede no ser rentable según la actividad o el tamaño de tu negocio.
No es lo mismo el inventario de una promotora que tiene 50 viviendas acabadas, que de una tienda de ropa con 1.000 referencias.
Por lo que la rotación del stock es otro de los factores claves a la hora de cómo realizar un inventario.
Es decir que la frecuencia de los inventarios dependerá del número de veces que se renuevan los productos o materiales.
Si un activo, como por ejemplo una máquina, no se renueva más que cada varios años, será suficiente con el inventario anual obligatorio por la legislación contable.
Un buen inventario te ahorra gastos
Ten en cuenta que hacer un inventario supone evitar gastos por compras duplicadas, gastos por conservación o por robos y roturas.
Incluso pagar menos impuestos, porque así te deducirás el 100% del consumo real de materiales y productos. Por eso debes de saber muy bien cómo realizar un inventario, y para ello te doy los siguientes consejos.
6 Consejos para hacer un inventario
1. Establece un método de conteo acorde a la actividad y a las características de la empresa.
Por ejemplo para inventariar los activos de una oficina, se puede hacer por unidades. Pero para un restaurante es mejor usar básculas para pesar comidas y botellas. Para así tener un cálculo aproximado con un bajo coste de gestión.
2. Valora correctamente los inventarios.
En especial cuando se realizan compras frecuentes a diferentes precios. Uno de los criterios es usar el precio medio de las diferentes compras.
3. Usa programas informáticos.
Informatizar la gestión de almacén y controlar el stock, es una gran idea a medio largo plazo.
Un buen programa de control de inventario va a favorecer que tu negocio sea más rentable y eficiente, en consecuencia, dar un mejor servicio a tus clientes
Elige un software que faciliten la valoración y el control de inventarios permanentes en base a las entradas o salidas, con alertas automatizadas de stock, que sea versátil e independiente del tipo de negocio…
Aquí te dejo una lectura que puede interesarte: 10 requisitos para elegir el mejor software de control de inventario
Así funciona el módulo de control de almacén y gestión de stock de anfix:
anfix está ofreciendo actualmente una prueba gratuita de 15 días. Para activarla haz clic en este enlace e introduce una dirección de correo electrónico.
4. Implanta métodos de control.
Por ejemplo que el conteo lo realice personal de otro departamento distinto al del almacén, que se realicen muestreos para realizar recuentos por sorpresa de cara a comprobar la fiabilidad del inventario, contar con mayor frecuencia los activos de mayor valor o mayor rotación, etc.
5. Estandarizar el sistema de inventario físico.
Por ejemplo con formatos parcialmente cumplimentados para realizar el recuento, lectores de códigos de barras, etc.
6. Realiza inventarios en fechas concretas.
Donde el almacén esté lo más vacío posible y el volumen de entradas y salidas sea bajo.
Aunque sea el último consejo sobre cómo realizar un inventario, es lo primero que tienes que tener en cuenta, porque un buen inventario puede llevar varios días.
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