Las nuevas tecnologías son las que más distraen a los colaboradores

Cómo optimizar la gestión de tu tiempo en el trabajo

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Actualizado 18 | 03 | 2016 16:36

¿Sabías que nueve de cada diez colaboradores admiten que pierden el tiempo durante parte de su jornada laboral

Así lo recoge un estudio realizado por Salary.com sobre 756 empleados, en el que también destaca que esta tendencia va en aumento, afectando directamente a la productividad de los equipos.

Aunque la mayoría de los encuestados aseguran que malgastan entre 30 minutos y una hora diaria en sus puestos de trabajo (para un porcentaje del 31% en ambos casos), la falta de dedicación es más grave para el 22% que emplea entre 2 y 3 horas diarias en tareas improductivas y el 4% que llega a desperdiciar 4 o más horas -la mitad o más de una jornada completa-. Esto, sin contar con los 62 minutos de media que perdemos al día contabilizando esos segundos que usamos en cambiar de una actividad o aplicación a otra.

Las nuevas tecnologías son las que más distraen a los colaboradores, según otra investigación realizada por Harris Poll sobre más de 3.000 trabajadores. Las llamadas personales y la mensajería instantánea acaparan la atención de uno de cada dos profesionales, mientras que navegar por internet o consultar las redes sociales son las actividades preferidas para el 39% y el 38% de los consultados. Aunque no todo el tiempo perdido se pierde en la red: los rumores y cotilleos siguen siendo una de las principales distracciones en la oficina para el 42% de los colaboradores.

¿Cómo optimizar la gestión del tiempo?

Consciente o inconscientemente, los cierto es que esta mala praxis en la gestión del tiempo conduce a una caída en la efectividad y productividad de la empresa. El cálculo, grosso modo, es sencillo: si un colaborador que actualmente malgasta la mitad de su jornada dedicara todo su tiempo a tareas provechosas para la compañía duplicaría su productividad. Extendiendo esta responsabilidad a toda la plantilla, ¿imaginas el impacto que conllevaría?

Ante esta situación, las organizaciones debemos comenzar a implantar estrategias de gestión del tiempo que reduzcan esos espacios desaprovechados.
Veamos algunas técnicas para optimizar el uso de este valioso recurso:

  • Restar protagonismo al reloj. Puede resultar paradójico, pero la mejor forma de evitar que el tiempo perdido por los colaboradores afecte a los resultados de la compañía es simplemente dejar de medir el desempeño de la plantilla en términos temporales y centrarnos en la consecución de los objetivos. Se trata de delegar sobre cada miembro del equipo la responsabilidad respecto a una misión o tarea; da igual cuánto tiempo invierta en reservar sus vacaciones por internet, mientras el trabajo esté terminado en tiempo y forma. Las horas y segundos no dejan de ser un sistema de medición, pero no el único ni el mejor.
  • Medidas flexibilidad y conciliación. Tras confiar en las personas, delegándoles responsabilidades, el siguiente paso es establecer medidas que permitan la organización del horario personal/profesional. La tecnología permite gestionar proyectos, iniciativas, correos… de manera remota. Muchos profesionales aspiran a poder organizar su horario compatibilizando los horarios de sus hijos, actividades personales, etc. con el desempeño de su trabajo.
  • Inspirar a la excelencia y a dar lo mejor de uno mismo. Los profesionales más implicados conocen el impacto de su trabajo y se sienten orgullosos de su contribución individual. Sus líderes han sido capaces de mostrarles el impacto que tienen las responsabilidades asignadas a la hora de conseguir los objetivos de la organización. Les han mostrado dónde están dentro de la cadena de valor de la compañía, además les han formado y animado en que den su 100%.
  • Hacer partícipes a los colaboradores a través de sesiones formativas. ¿Saben los profesionales cuántos clientes se pierden durante los 15 minutos en los que el encargado de centralita está hablando con un familiar? ¿Son conscientes del dinero invertido por la empresa para eliminar los virus y malwares procedentes de un uso irresponsable de internet? Mejorando la comunicación entre la dirección y la plantilla y propiciando un ambiente de entendimiento mutuo favorecemos una respuesta positiva por parte de los equipos.

Al fin y al cabo, no podemos obligar a una persona a rendir si no está dispuesto, por lo que la gestión del tiempo en la empresa requiere de grandes dosis de concienciación a través de la construcción de una buena cultura organizacional en la que la responsabilidad y productividad de los colaboradores fluya al compás de los objetivos empresariales y no al ritmo de las agujas de un reloj.