Con nuestra pertenencia a la Unión Europea, el ecommerce y la globalización del mercado, cada vez resulta más frecuente tener relaciones comerciales fuera de nuestro país, por lo que conviene tener en cuenta cómo tiene que ser la factura internacional para que tenga validez también fuera de nuestras fronteras.
Enviar la factura al cliente en su idioma no es que sea obligatorio pero sí recomendable, ya que se gana en imagen y profesionalidad.
Según el Ministerio de Hacienda, es legal emitir facturas en otros idiomas, aunque no todos valen, ya que esta circunstancia se circunscribe a los idiomas oficiales de la Unión Europea.
Pero también hay que tener en cuenta que, en estos casos, Hacienda también puede exigir la factura traducida a un idioma oficial de nuestro país.
Una vez puestos a ello, hay programas de facturación que permiten confeccionar facturas en otros idiomas, pero también se pueden hacer manualmente, por medio de un editor de textos u hoja de cálculo.
Datos necesarios
Lo importante en este tipo de facturas es que incluyan los datos necesarios para que sean legalmente efectivas y aceptadas.
Según el Ministerio, básicamente, los datos para facturas internacionales son:
- Identificación de la factura: nuestra factura deberá identificarse mediante un título o denominación, preferentemente en el idioma del país destinatario para que lo entiendan (Faktura,
Invoice, Rechnung, Fattura). - Datos de tu empresa: incluyendo nombre o razón social, dirección, teléfono, correo electrónico y, en caso de ser operador europeo, el número de IVA (VAT number).
- Datos del cliente: nombre o razón social, dirección, teléfono, correo electrónico y, en su caso, número de IVA
- Número de factura: a este respecto hay dos opciones y opiniones diferentes. Por un lado, están quienes abogan por numerar estas facturas como las demás, incluso guardando o siguiendo la correlación, mientras que otras recomendaciones apuntan por la utilización de una numeración distinta al de las nacionales, simplemente añadiendo la letra I de Internacional o la letra E de Extracomunitario. En cualquiera de los casos, lo que sí conviene es que tenga una denominación y especificación en el idioma propio del destinatario, para que se sepa a qué se refiere esa numeración o nomenclatura (por ejemplo, en inglés sería Invoice Number).
- Fecha de la factura: aunque se trata de un lenguaje prácticamente universal, la fecha obligatoria también conviene acompañarla del correspondiente nombre del epígrafe (en inglés, Invoice date)
- Condiciones de pago: aunque esta información no sea imprescindible como las anteriores, conviene incluirla para que ambas partes dejen constancia de estas condiciones (vencimiento, contado, plazos, transferencia, etc.), sobre todo en el caso de impagos o litigios que puedan surgir.
- Enumeración identificativa de los productos o servicios: es lo que se conoce como listado o desglose de los artículos, productos o servicios que se han vendido, incluyendo su denominación, cantidad, número de unidades, precio unitario y total.
- Desglose del total: como en una transacción nacional, en la internacional también habrá que poner cuánto supone el montante total con y sin los impuestos correspondientes, como por ejemplo el IVA (no es necesario aplicar el IVA en las facturas cuando tanto el emisor como el receptor están dados de alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios). Estamos hablando del importe neto y del importe total, así como el de los impuestos, especificando su denominación (normalmente mediante siglas).
