Encontrar un horario de reunión que funcione para todos: un antiguo dilema con el que incluso el organizador más organizado en la historia de la organización se enfrenta de forma rutinaria. Coordinarse con prospectos, clientes y colegas para concertar una reunión que sea conveniente y productiva para todas las partes involucradas puede llevar mucho tiempo y resultar irritante.
Si alguna vez has sido responsable de organizar una reunión en la que participan varias partes interesadas, probablemente estés familiarizado (y frustrado) con este proceso.
A continuación, te ofrecemos algunos consejos para programar reuniones que funcionen para todos.
Cómo programar reuniones
- Proporciona los detalles de la reunión
Debes brindar algunos puntos clave a los asistentes a tu reunión antes de la reunión en sí; a nadie le gusta ese momento extraño en el que todos pasan los primeros minutos averiguando quién organizó la reunión, el propósito y cuál es el orden del día.
Ofrecer una declaración de objetivos rápida en la invitación a la reunión te permite evitar toda esa incomodidad y poner las cosas en marcha lo más rápido posible. Algo tan simple y directo como incluir una declaración como: «Durante esta reunión, cubriremos los ajustes clave en nuestra pila tecnológica que estamos realizando en el primer trimestre, específicamente nuestra nueva plataforma CRM», puede garantizar que tu reunión comience con el pie derecho.
- Prepara un orden del día
Alguien dijo una vez: «Si no sabes a dónde vas, terminarás en otro lugar». Esas fueron unas palabras sabias, pero en realidad esa no fue la cita completa.
Realmente dijo: “Si no sabes adónde vas, terminarás en otro lugar… especialmente durante las reuniones de negocios con partes interesadas internas y externas; por eso siempre es necesario establecer un orden del día”.
Tener una serie de puntos establecidos que debes abordar para estructurar tu reunión ayuda a mantener las cosas ágiles y productivas.
Todos sabemos que surgen temas tangenciales, pero necesitas un marco que te permita volver al tema cuando la conversación realmente comienza a descarrilarse. Es la mejor manera de respetar el tiempo de todos, evitar temas de conversación irrelevantes y recordarles a todos los asuntos más urgentes que tenemos entre manos.
Cada reunión debe tener un propósito, y un orden cuidadosamente elaborado es la mejor manera de delinear claramente cómo se ve ese objetivo. El orden del día también te permite dictar el ritmo de tu reunión: puedes asignar ciertas cantidades de tiempo para elementos de acción específicos, asegurándote de que todo se mantenga ordenado y oportuno.
- Comunica valor
Cada reunión que programes debe tener un propósito genuino y valioso; de lo contrario, estarás haciendo perder el tiempo a todos. Antes de intentar programar una reunión, pregúntate siempre: «¿Qué obtendrán los demás interesados de la reunión?»
Si la respuesta no es nada sustancial, la reunión probablemente pueda realizarse por correo electrónico. Es necesario saber cuál es el valor añadido de la reunión y poder comunicarlo antes de reunir a todos.
Quizás quieras revelar un nuevo proceso. Tal vez necesites discutir los detalles de una nueva estrategia para remediar un problema apremiante. Tal vez quieras reunir a todos para saludar a un nuevo miembro del equipo.
Independientemente de cuál pueda ser el “por qué” detrás de una reunión, asegúrate de que realmente valga la pena el tiempo de todos. De otro modo, frustrarás a tus compañeros interesados y potencialmente socavarás tu posición ante ellos.
- Determina el tipo de reunión
¿La reunión será una conferencia telefónica, un vídeo chat o en persona? Tener esta información determinada antes de que las invitaciones lleguen a las bandejas de entrada les ahorrará a todos mucho tiempo y ayudará a que la reunión se desarrolle sin problemas. Asegúrate de incluir un enlace a la videoconferencia o audioconferencia de antemano para que todos puedan unirse a tiempo.
Si estás utilizando Google Calendar, puedes agregar fácilmente un enlace de vídeo a la reunión presionando el botón que dice «Agregar videoconferencia de Google Meet«. También puedes integrar otras plataformas de videollamadas, como Zoom y Microsoft Teams, a tu Google Calendar.
Si vas a tener una reunión en persona, asegúrate de reservar la sala de conferencias y comunicarla al grupo con antelación.
- Considera todas las zonas horarias
Para un equipo global, deberás tener en cuenta las diferentes zonas horarias en las que trabajan todos los participantes de la reunión. Puedes ver esto fácilmente usando Google Calendar. Slack también te permite ver la hora actual en la que se encuentra otro miembro del equipo.
- Programa la reunión con anticipación
Dato curioso: a exactamente cero personas en el planeta Tierra les gusta que les notifiquen sobre una reunión sin tiempo suficiente para prepararse o planificarla, por lo que, naturalmente, siempre es conveniente avisar a tus compañeros con antelación.
Además, si les das a los asistentes a la reunión un poco de tiempo de preparación, probablemente estarán en una mejor posición para hacer contribuciones más significativas a cualquier discusión y hacer preguntas más reflexivas.
Así que trata de mantener un espacio de tiempo entre la invitación y la reunión en sí, y transmite el orden del día con anticipación si lo tienes preparado. Si todos tienen una idea de lo que van a discutir y tienen tiempo suficiente para pensarlo detenidamente, podrás mantener tus reuniones positivas y productivas.
- Bloquea el tiempo de “no reunión” en tu calendario
Si eres tú el que está siendo invitado a un montón de reuniones, te resultará útil bloquear el tiempo de tu calendario en el que no se pueden programar reuniones. Quizás este sea el momento en el que eres más productivo, tienes actividades personales planificadas o simplemente quieres evitar quedar atrapado en reuniones todo el día.
Algunas organizaciones incluso tienen días semanales sin reuniones para brindar a sus empleados tiempo de concentración ininterrumpido y reducir la fatiga. Cualquiera sea el motivo, tendrás la tranquilidad de saber que tus actividades y tareas planificadas previamente no se verán interrumpidas por una reunión.
- No programes una reunión cuando un correo electrónico sea suficiente
¿Cuántas veces has escuchado que una reunión podría haber sido un correo electrónico? Si puedes, envía una actualización por correo electrónico en lugar de reunir a todo un grupo durante una hora.
Si necesitas demostrar ideas visualmente, considera grabar un vídeo y enviarlo junto con tu resumen por correo electrónico.
