Hay una regla básica para todo negocio: si no hay ingresos, este no puede sobrevivir. Por eso, las facturas pendientes de cobro son una de las mayores preocupaciones de cualquier empresario ya que está en riesgo el flujo de caja.
Esta preocupación hay veces se extiende en el tiempo y hay clientes que se retrasan en el pago 30 días o, incluso, 70. Otras, este nunca llega a producirse.
Pero, ¿cómo puedes conseguir que tus clientes paguen y lo hagan en el tiempo establecido? Lógicamente no puedes obligarles ni hacerlo tú por ellos, pero sí puedes facilitarles el proceso en todo lo que esté en tu mano.
Para ello, lo más recomendable es que te hagas con una herramienta de facturación online que te permita hacer un seguimiento de tus facturas y que te recuerde los plazos establecidos con los clientes.
Te explicamos, en 6 claves, qué es lo que debes tener en cuenta para acelerar el cobro de tus facturas:
1. Detalla y acuerda las condiciones del pago previamente y por escrito
Detallar las condiciones del proyecto es la primera clave para asegurar el cobro de tu trabajo. Esto significa incluir con exactitud:
- Qué es lo que harás.
- Qué incluye (y qué no incluye)
- Por qué cantidad.
- En cuánto tiempo.
- Los cambios que se pueden solicitar.
- Las condiciones de pago:
- Dónde debe ingresar la cantidad.
- El tiempo que dispone para hacer el pago una vez entregado el proyecto.
- Descuentos por pagar antes de tiempo u otras condiciones que quieras añadir.
Asegúrate de que cuando cierras acuerdo, el cliente acepta estas acondiciones por escrito. No te quedes sólo con su palabra; un email con un “Ok” por su parte es suficiente.
Después, cuando le envíes la factura al finalizar el proyecto deberás detallar de nuevo toda la información relativa a las condiciones de pago así como el importe total. Asegúrate de que los datos están correctos y se corresponden con lo acordado al inicio.
Con anfix podrás crear las plantillas perfectas para tus facturas y presupuestos. No sólo podrás personalizarlas con tu logo y tu color corporativo; sino que además podrás incluir toda la información importante y reutilizarla una y otra vez para que nunca se te olvide ningún detalle.
2. Crea y envía la factura tan pronto como te sea posible
Aquí impera una lógica aplastante: cuanto antes envíes una factura, antes la cobrarás.
Por eso, en el mismo momento en que entregas el proyecto a tu cliente o cierras una venta debes estar enviando la factura. No sólo te ayudará a cobrar antes, sino que además evitarás posibles olvidos.
Debes actuar casi como una máquina: cerrar y enviar, cerrar y enviar… Y para eso, lo mejor es que te apoyes en una herramienta de facturación. Desde anfix puedes enviar tus facturas inmediatamente y desde cualquier sitio. No tienes que esperar a llegar a la oficina o a tener el ordenador delante; con la aplicación de anfix para móvil (disponible para iOS y Android) o tablet puedes crear facturas desde cualquier lugar y en muy poco tiempo.
Tu inmediatez mejorará el tiempo de cobro y no dará tiempo a que tu cliente se olvide de ti o ponga excusas de cualquier tipo.
Además, el PDF que se genera es una factura electrónica válida ya que anfix cumple con todos requisitos que impone la Agencia Tributaria. Esto te evitará hacerla en papel, escanearla…
3. Crea facturas claras que no den lugar a posibles reclamaciones
No des pie a tus clientes a reclamar errores en tus facturas; esto les hará ganar tiempo mientras las modificas y ellos las vuelven a revisar.
Comprueba siempre que tus facturas son claras, concisas, detalladas y que toda la información está correcta. Después de comprobarlo, hazlo de nuevo. Y solo entonces, cuando hayas revisado todo varias veces, dale a enviar.
El uso de anfix te ayudará a evitar errores humanos. Al trabajar siempre sobre tu plantilla (personalizada con tu logo y color corporativo), harás las facturas mucho más rápido dejando tiempo suficiente para revisar una y otra vez.
4. Facilita la forma de pago: incorpora los nuevos medios digitales
Una de las principales razones por las que se cobra a 30 días se debe a la tradición de pagar a través de un cheque. Si, el cheque sigue “vivito y coleando” aunque parezca mentira.
Pero este sistema (además del efectivo, por supuesto) no es el único medio que debes aceptar. De hecho, los métodos de pago se han multiplicado en los últimos años por lo que deberás ponerte al día y ofrecer la posibilidad de pagar a través de la mayor parte de ellas.
A los ya clásicos pagos electrónicos por transferencia o tarjeta de crédito, añade otros medios digitales como PayPal, Apple Pay o Stripe.
La tecnología está avanzando a pasos agigantados, poniendo a tu alcance los recursos necesarios para que el medio de cobro no suponga un problema. Cuantas más opciones ofrezcas, más fácil será para tu cliente.
Si quieres saber más sobre el tema, aquí tienes un estudio de PWC sobre los medios de pago que se utilizan en España.
En este sentido, anfix te facilita la visualización de los cobros conectándose a tu banco. Desde la propia herramienta podrás consultar los últimos movimientos y ver si tu cliente ya te ha pagado (desde el medio que sea).
5. Incentiva el pronto pago
El cerebro tiene un funcionamiento sencillo (la mayor parte de las veces). En el caso de la sensación de urgencia, esta nos incentiva a llevar a cabo acciones sin pararnos a pensarlas demasiado. Esto ocurre, por ejemplo, durante las rebajas con las que nos lanzamos a comprar porque sabemos que esa oferta solo estará disponible durante un tiempo limitado.
Emplea este sistema para cobrar antes tus facturas. Ofrece a tus clientes un descuento por pronto pago dentro de una fecha delimitada. No hace falta que tires la casa por la venta; ten en cuenta tu margen de beneficios, costes… y establece una rebaja de un 5% o 10%.
Piensa que para cualquier empresa que deba afrontar un pago, un ahorro es un factor de motivación importante. Para tí, asegurarte ese cobro, mucho más. Ya lo dice el refrán: “más vale pájaro en mano que ciento volando”.
6. Persigue el pago de forma automatizada
El proceso para cobrar no termina una vez has formulado las condiciones de pago o enviado la factura. Lamentablemente, a veces, tendrás que “perseguir” a tu cliente para que abone el importe que debe.
Lo mejor, para que tu trabajo no se multiplique, es que automatices la “persecución” utilizando tecnologías para ello. Con anfix podrás:
- Recibir las notificaciones cuando tus clientes hayan recibido, visto y pagado tus facturas. La información llegará a tu teléfono móvil o smartwatch y estarás al día del estado de cada factura.
- Crear alertas en tu calendario con los vencimientos de pago para recordárselo a tus clientes por email o mensajes de texto.
Con todo esto, podrás crear también tus propios procesos. Por ejemplo, una vez que veas que el cliente ha visto la factura y no recibes respuesta, a la semana puedes enviarle un email preguntándole si tiene alguna duda. O, si el cliente no ha pagado aún y se acerca la fecha de vencimiento, una semana antes puedes programar otro recordatorio.
Si nada funciona, en última instancia, deberás realizar la llamada telefónica para hacerle saber que tus facturas siguen sin ser abonadas.
Como ves, cobrar antes tus facturas está bajo tu control y con la ayuda de la tecnología indicada será mucho más sencillo (y rápido) para ti. ¡Solicita una prueba gratis!
