El Certificado de Retenciones es necesario para hacer la declaración de la Renta y así saber cuánto dinero has adelantado ya de IRPF durante el año. Tus clientes, además, están obligados a entregártelo ya que son ellos quienes han hecho el ingreso a cuenta por ti.
¿Qué es el certificado de retenciones y para qué lo necesitas?
El Certificado de Retenciones de IRPF es un documento que acredita la cantidad de dinero que ya hemos adelantado a la Agencia Tributaria a través de las retenciones de IRPF que se realizan en las facturas que emitimos a clientes.
Dicho de otra forma:
Cada vez que incluyes el impuesto de IRPF en tus facturas, el cliente tiene la obligación de ingresar esa cantidad a Hacienda en tu nombre.
Por ejemplo:
Si tienes una factura con una base imponible de 100€ y le aplicas una retención de un 7% de IRPF, dejarás de cobrar 7€ que la empresa ingresará a Hacienda por ti.
Digamos, por tanto, que el certificado es el justificante de que la empresa ha cumplido con su obligación y ha ingresado lo que correspondía por tus servicios.
¿Y a ti para qué te sirve?
Cuando tengas que hacer la declaración de la Renta, tendrás que declarar cuánto IRPF has ido pagando durante todo el ejercicio anterior.
Los Certificados de Retenciones de todos los clientes a los que hayas facturado te darán la cifra real y exacta de cuánto IRPF ha recibido Hacienda en tu nombre en el último ejercicio.
Has de recopilar todos los documentos para cuadrar las cifras reales con las que maneja la Agencia Tributaria (lo puedes ver descargándote el borrador de la declaración) y las que declaran tus pagadores.
Esto evita que haya descuadres entre unos y otros y que seas sujeto de una inspección.
Has de saber, también, que en los Certificados de Retenciones solo aparecen los impuestos abonados por parte del cliente y no lo que hayas facturado. Si, por ejemplo, tienes un pago pendiente este no aparecerá en el documento.
¿Es obligatorio entregar el certificado de retenciones?
Sí, las empresas o profesionales a los que hayas prestado servicios y hayan realizados ingresos a cuenta en tu nombre tienen la obligación de hacerte entrega del Certificado de Retenciones.
Esto viene recogido en el Reglamento del IRPF en su artículo 108.3:
“El retenedor u obligado a ingresar a cuenta deberá expedir a favor del contribuyente certificación acreditativa de las retenciones practicadas o de los ingresos a cuenta efectuados, así como de los restantes datos referentes al contribuyente que deben incluirse en la declaración anual”.
Del mismo modo, si has contratado por ejemplo a un autónomo para que te preste un servicio y le has practicado retención, debes ser tú quien le entregue este certificado.
Normalmente, durante el mes de enero de cada año, la Agencia Tributaria envía a las empresas un documento resumen con las retenciones del año anterior.
La obligación de la empresa es entregarle al interesado el certificado original, sellado y firmado por la persona que lo emite.
¿Cómo solicitar el certificado de retenciones?
Cuando llega la hora de hacer la declaración de la Renta y necesitas recopilar los certificados de todos los clientes con los que has trabajado hay dos opciones: pedírselo a la persona que te contrató o a la Agencia Tributaria.
Te contamos qué hacer en cada caso.
Solicitar el Certificados de Retenciones a tu cliente
Como te comentamos más arriba, la Agencia Tributaria envía a las empresas los resúmenes de las retenciones del año anterior en el mes de enero.
Por ley, como sabes, están obligadas a enviarte tu Certificado de Retenciones de IRPF. Abajo te contamos qué puede pasar si no lo hacen.
Solicitar el Certificados de Retenciones a la Agencia Tributaria
Pero, ¿qué ocurre si, por ejemplo, la empresa ya no existe o no ya no tenéis buenas relaciones? No pasa nada: puedes dirigirte a Hacienda.
Es posible conseguir el certificado de forma sencilla y rápida a través de la web de la Agencia Tributaria. Ellos mismos te explican cómo hacerlo paso a paso.
Recuerda, simplemente, que para acceder al sistema necesitarás un certificado electrónico, DNI electrónico o Cl@ve PIN.
El Modelo de Certificado de Retenciones
El Certificado de Retenciones es, por tanto, un documento que resume el IRPF retenido a lo largo del año.
Este recoge:
- El importe íntegro de las prestaciones que fiscalmente tienen la naturaleza de las rentas de trabajo.
- Las retenciones efectuadas sobre esa prestaciones.
- El importe de la retención por alimentos.
- El importe de las deducciones por rentas irregulares.
- El importe de los gastos fiscalmente deducibles.
- Atrasos: cantidades abonadas y correspondientes a ejercicios anteriores.
- Reintegros: cantidades devueltas por los beneficiarios a la Seguridad Social.
- Rentas exentas del impuesto con indicación de la prestación y el importe abonado.
A continuación te dejamos un ejemplo del modelo de Certificado de Retenciones:
Sanciones por no entregar el certificado de retenciones
Como hemos visto, enviar los Certificados de Retenciones es obligatorio y no hacerlo conlleva sanciones.
Según la ley, si el 5 de abril la empresa o profesional encargado de enviar los certificados no lo ha hecho, estaría cometiendo una infracción leve que puede ser sancionada con 150€ por cada certificado no emitido.
El proceso sancionador aparece explicado detalladamente en el Real Decreto 2063/2004, artículo 206.
Por tanto, no olvides la importancia de tener tus Certificados de Retenciones de IRPF para la declaración de la Renta y de enviarlos a tiempo si te toca hacerlo este año.
