Un catálogo de cuentas es un documento que se utiliza para registrar todas las operaciones realizadas por una empresa. Es un tipo de documento muy importante y válido en el ámbito contable de la empresa, ya que facilita el registro de las transacciones económicas, sistematizando todos los gastos e ingresos que se llevan a cabo.
Cuáles son las principales ventajas de un catálogo de cuentas
Los catálogos de cuentas son documentos muy flexibles, por lo que los trabajadores pueden llevar un registro de cada operación de manera rigurosa, teniendo en cuenta cualquier variación en la entrada o salida de dinero en la empresa.
Además, al haber un registro en papel o digital, en todo momento se tiene constancia de cómo está el flujo de dinero en la empresa, especificando de qué forma y en qué cantidad entra y sale.
Y a la hora de efectuar presupuestos, el catálogo de cuentas posibilita hacer una estimación más precisa de lo que se va a necesitar o se va a gastar.
Cómo se realiza un catálogo de cuentas
En primer lugar, es necesario conocer qué transacciones y operaciones están teniendo lugar en la empresa.
A la hora de elaborar este documento es importante tener en cuenta que pueden darse modificaciones ya que puede ocurrir que se pague o cobre por algún producto o servicio que al final no se haya prestado, o se haya introducido erróneamente algún dato.
Para su realización, hay que tener en cuenta los siguiente datos:
- Datos financieros por departamento.
- Proyectos.
- Datos regionales.
- Obligaciones tributarias.
- Fuentes de ganancias más importantes.
Características principales de un catálogo de cuentas
Estas son las características que debe reunir un catálogo de cuentas para ser útil para la empresa y sus trabajadores:
- Flexibilidad. Los catálogos de cuentas deben poder permitir que se les añada nuevas cuentas, de acuerdo con la realidad de la empresa.
- Precisión. Es necesario que las diferentes transacciones estén codificadas de forma inequívoca y con la mínima ambigüedad posible. Los símbolos y códigos utilizados para costos, pasivos, activos, etc, deben ser lo menos parecidos los unos con los otros para evitar cualquier tipo de confusión. Para facilitar el manejo de los datos es habitual usar la siguiente codificación:
1-000X para activos.
2-000X para pasivos.
3-000X para capital.
4-000X para ingresos.
5-000X para costos.
6-000X para gastos.
- Racionales. Los catálogos de cuentas deben facilitar el poder agrupar las cuentas que tengan algún tipo de relación. Por ejemplo, los gastos en materias prima, en transporte, etc.
- Sencillez. Los símbolos utilizados deben ser de fácil memorización y manejables para los miembros de la empresa. No es funcional un catálogo de cuentas que esté elaborado de tal forma que el usuario tenga que consultar constantemente el significado de los códigos o letras.
Principales tipos de catálogos de cuentas
En función del tipo de sistema de codificación que se utilice existen diferentes tipos de catálogos de cuentas. Estos son los cinco principales:
- Con sistema alfabético. Para referirse a los activos, pasivos, capital, ingresos, costos y gastos, se hace uso de letras. Por ejemplo, ‘A’ es para activos, ‘B’ es para pasivos, etc.
- Con sistema decimal. Para referirse a los diferentes términos fiscales se utiliza numeración del 0 al 9. Por ejemplo, el 0 para activos, el 1 para pasivos, etc.
- Con sistema numérico. De esta forma se clasifican en grupos y subgrupos todas las cuentas de la empresa, asignando un número a cada tipo de transacción. Por ejemplo, 1 para activos, 11 para activos corrientes, 11-10 para efectivo, etc.
- Con sistema nemotécnico. Las cuentas vienen clasificadas de manera que se pueda memorizar fácilmente la forma en cómo son nombradas en el catálogo. Por ejemplo, para activos se usa la letra ‘A’, para pasivos la letra ‘P’, etc. Para referirse a los subgrupos se usan letras en minúscula. Por ejemplo, para activos circulantes se usa ‘Ac’.
- Con sistema combinado. Son catálogos de cuentas que utilizan sistemas de codificación combinando dos de los sistemas anteriores.
Estructura del catálogo de cuentas
Los elementos destacables de los catálogos de cuentas son tres:
- Rubro. El rubro contable es aquello que permite dividir el balance general de la empresa en diferentes tipos de cuentas, es decir, lo que son activos, lo que son pasivos, lo que son costos, etc.
- Cuentas. Son cada uno de los renglones que integran el activo, el pasivo, el capital, etc.
- Subcuentas. Son los elementos que integran una cuenta principal.
