15 beneficios clave que un sistema CRM brinda a una empresa

Aunque algunas tecnologías han demostrado ser más útiles que otras, una pieza de tecnología de ventas y marketing que llegó para quedarse es el software de relaciones con los clientes (CRM).

Existen muchos beneficios al tener un sistema CRM implementado correctamente. Por Ejemplo, realiza un seguimiento y gestiona todas las interacciones y comunicaciones que tus representantes tienen con clientes potenciales y clientes. También ayuda a identificar oportunidades que podrían requerir apoyo o seguimiento adicional (entre muchas otras cosas).

¿Qué es un CRM?

Un CRM le permite a tu empresa recopilar, almacenar y administrar los datos de los clientes. El CRM puede extraer estos datos para obtener información valiosa, utilizarlos para pronosticar ventas futuras y automatizar los procesos de marketing y ventas.

Cuando eliges el CRM adecuado para tu industria, tipo de negocio, representantes y clientes, es sencillo aprovechar los numerosos beneficios de este software.

A continuación, revisaremos los principales beneficios que puede aportarle a tu organización de ventas el incorporar un CRM.

1. Mantendrás una base de datos centralizada en toda tu organización. El CRM permite que toda tu organización mantenga toda la información de los clientes potenciales (durante cualquier período de tiempo) en una base de datos central. Esto permite un acceso rápido entre equipos, así como la capacidad de administrar fácilmente toda la información a través de una ubicación compartida.

2. Conocerás mejor a tus clientes. Un sistema CRM te brinda una visión integral de cada cliente porque almacena toda la información del cliente en un solo lugar. Esta información incluye:

• • Nombre completo.
  • Dirección de correo electrónico.
  • Número de teléfono.
  • Página web.
  • Cumpleaños.
  • Título profesional.
  • Cuentas de redes sociales.

3. Puedes gestionar todas las comunicaciones e interacciones con los clientes potenciales. Toda la comunicación, tanto interna (representante a representante) como externa (representante a cliente potencial), se puede gestionar a través de un CRM. Por ejemplo, tu CRM ayudará a un representante a determinar si necesita comunicarse con un cliente potencial específico y cuándo. También ayudará a tus representantes a recordar si ya enviaron o no a un cliente potencial los recursos que solicitaron.

4. Puedes automatizar la entrada de datos. Con un CRM, tu equipo nunca tendrá que perder tiempo registrando correos electrónicos, llamadas, reuniones e interacciones; toda esta información se recopilará y agregará automáticamente dentro del sistema. Además, un CRM permite a los representantes actualizar todos los acuerdos según la etapa en la que se encuentran; luego, el sistema se encargará automáticamente del resto (por ejemplo, ponderación, suma, visualización), manteniendo este proceso lo más eficiente posible para todos los involucrados.

5. Recordará que se haga un seguimiento de los clientes potenciales. Un CRM rastrea toda la actividad de tus clientes potenciales, lo que ayuda a tus representantes a saber cuándo necesitan realizar un seguimiento de clientes potenciales específicos. Cuando a los representantes se les recuerda acerca de seguimientos específicos, pueden programar su contacto cuando su soporte sea más útil para un cliente potencial.

6. Podrás organizar mejor los datos de contacto. El CRM permite a tu equipo realizar un seguimiento fácil de cada contacto (y sus datos relacionados), sin importar la etapa del recorrido del comprador. De hecho, los representantes podrán ver si un contacto visitó la página web de tu empresa, descargó contenido de la página o ya habló con otro miembro de tu equipo de ventas. Los representantes también pueden registrar notas de sus llamadas o interacciones por correo electrónico con los contactos y clientes potenciales. ¿La mejor parte? Toda esta información siempre se puede buscar dentro del CRM.

7. Puedes segmentar a tus clientes. ¿Alguna vez tú o tus representantes habéis querido crear una lista de contactos con los que comunicaros según criterios específicos? El CRM te permite ordenar los contactos según los datos que has recopilado a lo largo del tiempo. Por ejemplo, un representante podría filtrar contactos por ubicación, tamaño de la empresa o etapa de la negociación. De esta manera, los miembros de tu equipo siempre mantendrán una idea clara de cómo posicionar el alcance para cada segmento, aumentando la probabilidad de conversión.

8. Puedes crear informes de ventas. El CRM permite a tu equipo recopilar y organizar datos sobre clientes potenciales y acuerdos mediante funciones de informes, como paneles de ventas. Permite a los representantes automatizar y administrar mejor sus canales, acuerdos y contactos. También puede evaluar el desempeño personal, realizar un seguimiento de los objetivos y trabajar para cumplir las cuotas.

9. Se automatizará la previsión del rendimiento de ventas. La clave para cualquier organización de ventas exitosa es la capacidad de planificar estratégicamente y tomar decisiones informadas. Con los informes de CRM, puedes obtener métricas clave como ingresos recurrentes mensuales (MRR) y crecimiento año tras año (YOY), que facilitan a los líderes de ventas identificar tendencias y desarrollar pronósticos relacionados con el desempeño. Además, el CRM permite a los representantes y gerentes de ventas ver qué actividades y fuentes son las generadoras de oportunidades de venta más rentables para los representantes.

10. Ampliarás tus procesos de ventas con el tiempo. Como ya mencionamos, un CRM le brindará a tu equipo de ventas un lugar donde podrán realizar un seguimiento de los clientes potenciales y clientes durante cualquier período de tiempo. El CRM también te permiten revisar actividades específicas como correos electrónicos, llamadas y reuniones reservadas.

11. Puedes asegurarte de que se facilite la comunicación del equipo. El CRM ayuda con la comunicación efectiva del equipo en cada organización. Esta comunicación es fundamental para mantener una imagen de marca positiva entre todos los representantes que interactúan con los clientes potenciales, así como para garantizar que los representantes aprendan unos de otros y trabajen juntos para alcanzar la cuota.

12. Puedes conservar el mismo software a medida que crece tu empresa. A medida que tu empresa crezca, el CRM crecerá con ella; esa es la belleza de este tipo de software. Ya sea para rastrear más clientes potenciales, organizar más información de contacto o registrar una mayor cantidad de interacciones con clientes potenciales, el CRM está destinado a crecer junto con tu negocio. Y esto no se aplica sólo a las organizaciones de ventas y marketing: el CRM también puede ayudar a otros equipos dentro de tu organización a medida que crece. Los ejemplos incluyen operaciones y servicio al cliente: estos equipos pueden aprovechar la información de los clientes potenciales para contactarlos, personalizar el contenido para ellos, adaptar las CTA y los detalles del producto a sus necesidades, etc.

13. Verás una mayor retención de clientes. Adquirir nuevos clientes es caro. Para mantener tus costes bajos, debes retener a tus clientes existentes y un CRM ayuda. Un CRM te ayuda a mantener contentos a tus clientes asegurándoles un seguimiento, encontrar aquellos que compraron tu producto hace un tiempo y preguntarles sobre su bienestar general.

14. Puedes proteger los datos de tus clientes. Si recopilas información de clientes, estás obligado legalmente a cumplir con los requisitos del RGPD. Hacer esto manualmente es una tarea difícil, pero usar un CRM  que esté preparado para GDPR te hace la vida más fácil. Un software CRM compatible con GDPR puede ayudarte a:

• • Obtener y documentar el consentimiento de tus contactos para almacenar y utilizar su información personal.
  • Notificar automáticamente a tus nuevos contactos que almacenarás sus datos.
  • Administrar la suscripción de tus clientes a las preferencias de comunicación por correo electrónico.

15. El CRM hace que las tareas administrativas sean eficientes. Todas tus tareas administrativas, como la entrada manual de datos, la búsqueda de cadenas de correo electrónico, la grabación de conversaciones y el almacenamiento de información de contacto, se simplificarán con la implementación de un CRM. De hecho, un CRM automatiza muchas de estas tareas para que tu equipo pueda dedicar su tiempo y recursos a tareas más impactantes. Aunque es posible que las tareas administrativas no afecten directamente a los ingresos, sí afectan los horarios de los miembros de tu equipo y reducen el tiempo que pueden dedicar a los clientes potenciales y clientes.

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