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La automatización de los flujos de trabajo documentales sigue siendo una asignatura pendiente de las empresas

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Actualizado 10 | 10 | 2016 13:07

Automatización de los flujos de trabajo documentales

Con el objetivo de contribuir en la transformación digital óptima de las empresas, Xerox España e IDC organizaron un almuerzo ejecutivo el pasado 6 de octubre en Madrid para hablar sobre los avances y retos de la digitalización de la información en las empresas españolas. Más de 20 representantes de organizaciones de diferentes sectores tuvieron la oportunidad de hablar sobre el futuro de la transformación digital de los documentos empresariales y conocer los datos de una encuesta sobre este mercado, en la que todos los invitados pudieron participar. Paloma Beamonte, presidenta de Xerox España, fue la encargada de dar la bienvenida a todos los asistentes e introducir el contenido que se iba a proporcionar durante toda la jornada.

Por su parte Pablo de Frutos, Business Development Manager de Xerox España, ofreció información sobre la visión de la compañía en este ámbito, destacando cómo Xerox lleva años trabajando en ofrecer a las empresas otras alternativas y herramientas de gestión de sus documentos, que van más allá del papel. “Hace mucho tiempo que dejamos de ser un mero proveedor de soluciones de impresión para convertirnos en un partner que proporciona a organizaciones de todo el mundo otro tipo de herramientas y servicios que les están ayudando a simplificar su forma de trabajar. Manejamos muchas fuentes de información, ofrecemos potentes herramientas de analíticas de datos y tenemos la capacidad de analizar el entorno documental de las corporaciones a todos los niveles: usuarios, documentos y procesos, tanto de back office como de front office”, manifestó Pablo de Frutos.

Juan García Morgado, analista senior de IDC España, explicó quiénes son los proveedores de servicios que están más capacitados para automatizar los flujos documentales de las empresas, situando a los proveedores de herramientas de servicios de negocios (54,1%), de gestión de contenido empresarial (48,5%) y de planificación de recursos empresariales, CRM y de gestión de la cadena de suministro (42,2%) en las primeras posiciones. Además, afirmó que en los próximos dos años veremos un descenso significativo en el uso de documentos en papel en todos los flujos de trabajo de las empresas. “Las prioridades de los clientes están cambiando, desde la optimización de la impresión hasta la gestión eficiente de procesos para mejorar la productividad del empleado. De hecho prevemos que más de un 50% de las empresas incrementen el gasto que destinan a la analítica de documentos en los próximos 12 meses, y que los equipos multifunción dejarán de utilizarse como meros dispositivos de salida de información para convertirse en auténticos núcleos de gestión de los procesos documentales de toda una empresa”, confirmó García Molgado. 

El acto también contó con la participación de Olivier Vergues, director general del negocio de Soluciones de Automatización de Flujos de Trabajo dentro de la división de Large Enterprise Operations de Xerox Europa, que explicó cómo todavía nos encontramos con tres entornos distintos dentro de las corporaciones: el entorno en el que hay papeles por todos lados, el de los procesos que están en ‘tierra de nadie’, donde existe una pequeña combinación entre el papel y los documentos digitales, y el que incluye procesos totalmente automatizados y digitalizados. “Aún hay multitud de procesos de negocio que están poco controlados. Desde la facturación a los procesos de marketing. Por eso en Xerox creemos que para agilizar el viaje de la transformación digital de las empresas éstas tienen primero que transformar su infraestructura digital, estandarizar la tecnología y automatizar sus flujos de trabajo y procesos de negocio. En definitiva necesitan mejorar sus procesos documentales y acelerar los flujos de trabajo si quieren mejorar sus resultados de negocio a corto plazo”, explicó Vergues. “Por ejemplo, en el sector de la banca nos hemos dado cuenta que se puede crecer sin incrementar la inversión y que el tiempo de respuesta para, por ejemplo, la formalización de un préstamo, podría pasar de horas a minutos, pudiendo recibir el pago una vez que el banco recibe el contrato firmado. Y esto se consigue con una auditoria completa de todos los flujos documentales y, por supuesto eliminando el papel en el flujo completo”, concluye Vergues.

Recientemente Xerox ha sido reconocida como una compañía líder del Mercado Global de Servicios de Flujo de Trabajo Documentales en el informe que IDC MarketScape ha elaborado sobre la situación de esta industria para este año.