Hoy en día, el valor más buscado en una empresa es la productividad. El ritmo frenético y la competencia salvaje que existe en el mercado, se valora cada vez más la capacidad de sacarle el máximo partido a tu jornada, alcanzando todos tus objetivos en el menor tiempo posible sin afectar a la calidad del resultado, por supuesto.
En ocasiones, este ritmo de trabajo tan positivo puede verse afectado por factores externos como, por ejemplo, las reuniones de trabajo. Esas reuniones que, son ineludibles, pero que sabemos que se alargarán, que no nos aportarán nada y que sólo servirán para frustrarnos porque estamos perdiendo un valioso tiempo de trabajo personal. Si te has sentido así alguna vez, no eres el único.
Según una encuesta global realizada por el Instituto Francés de Opinión Pública, el 75% de las personas piensan que las juntas representan una pérdida de tiempo. Y es curioso porque, cerca del 98%, manifiesta también que son necesarias.
No están equivocados. Las reuniones de trabajo, ya sean internas o externas, son imprescindibles. Sirven para mejorar la comunicación, buscar soluciones, aclarar dudas, consensuar estrategias de actuación, etc. Para conseguir todo esto y rentabilizar al máximo tus reuniones de trabajo, te dejamos unos consejos:
- Plantéate si la reunión es imprescindible o si todos los invitados son, realmente, necesarios. Así, economizarás tiempo y recursos (de la empresa y de tus empleados).
- Marca un horario concreto. Las reuniones tiene que tener un principio y un final claro. Si dejas que se eternicen, lo más probable es que tus empleados acaben desmotivados y con ganas de salir pitando. Si somos conscientes del tiempo que tenemos, nos centramos más en el tema. Procura también, por ejemplo, convocarlas a primera hora y no a media mañana (interrumpirás menos la jornada laboral).
- Contenidos definidos. No podemos pretender abarcarlo todo en una reunión. Cuanto más acotado esté el asunto a tratar, más productiva será la reunión, pues nos centraremos únicamente en ese punto.
- Ofrece toda la información posible a los asistentes. Saber a qué van, de qué se va a hablar y qué se espera de la reunión ayudará a tus empleados a concentrarse más en la junta.
- La participación importa. Si los empleados se limitan a sentarse y asentir a lo que dicen sus superiores, sentirán que están perdiendo el tiempo. Dentro de lo posible, intenta crear un ambiente participativo. A mayor participación, mayor ritmo, y a mayor ritmo, mayor productividad.
- Concluye. Definir unas conclusiones y redactar un resumen de la reunión con todo lo que se ha tratado y las soluciones o planes de acción que se han acordado, facilitará el seguimiento posterior de las mismas y demostrará a tus empleados cuán productiva ha sido la reunión.
