En la mayoría de pymes, la formación no aparece en ningún plan estratégico. Ocurre “cuando hay tiempo”, “cuando alguien pregunta” o “cuando surge un problema”. Aun así, las personas aprenden constantemente: observando, preguntando, equivocándose y resolviendo situaciones reales. Esa formación informal existe, pero casi nunca se gestiona.
El problema no es no tener un plan formal, sino no aprovechar ese aprendizaje espontáneo. Sin criterio, la formación se vuelve desigual, depende de personas concretas y genera brechas internas. Según LinkedIn Workplace Learning Report, más del 70% del aprendizaje profesional ocurre en el puesto de trabajo, no en cursos estructurados.
Este artículo explica cómo organizar la formación interna sin grandes programas ni departamentos especializados, qué prácticas funcionan en pymes y qué herramientas permiten convertir el día a día en un sistema de aprendizaje continuo.
Por qué la formación informal es clave en las pymes
Las pymes aprenden haciendo. No pueden detener la operación para formar durante semanas ni externalizar todo el conocimiento. Su ventaja está en la velocidad de aprendizaje práctico. Según OECD Skills Outlook, las empresas pequeñas que fomentan aprendizaje interno mejoran su adaptabilidad hasta un 25% frente a las que dependen solo de formación externa.
En este contexto:
- El conocimiento circula de persona a persona.
- La experiencia pesa más que los manuales.
- Los errores se convierten en lecciones.
- Gestionar bien este aprendizaje marca la diferencia.
Datos que explican el valor real de la formación interna en pymes
Más allá de percepciones, los datos muestran que la formación informal bien gestionada es uno de los principales motores de competitividad en pequeñas empresas. No se trata de gastar más en cursos, sino de aprender mejor en el trabajo real.
Algunas cifras clave ayudan a entender su impacto:
- El 70–75% del aprendizaje profesional ocurre en el puesto de trabajo: la mayor parte del desarrollo de competencias se produce mediante experiencia directa, observación y resolución de problemas, no en formaciones estructuradas (LinkedIn Workplace Learning Report).
- Las pymes que documentan conocimiento reducen un 30% el tiempo de adaptación: contar con materiales internos, guías y casos acelera la incorporación de nuevos perfiles y reduce errores iniciales (Deloitte Human Capital Trends).
- El 40% del conocimiento crítico se pierde con rotación no planificada: cuando una persona clave se va sin transferencia estructurada, gran parte de su experiencia desaparece con ella (Harvard Business Review).
- Los equipos con espacios regulares de aprendizaje mejoran su productividad hasta un 20%: compartir aprendizajes de forma sistemática aumenta la eficiencia colectiva y reduce la repetición de fallos (McKinsey Learning Organization Study).
- Las empresas con cultura de aprendizaje reducen la rotación voluntaria en un 25%: invertir en desarrollo interno aumenta compromiso y permanencia del talento (Gallup Workplace Analytics).
Estas cifras refuerzan una idea central: la formación interna no es un gasto opcional, es una infraestructura invisible que sostiene el crecimiento, la calidad y la estabilidad del negocio.
Qué significa formar sin planes formales
Formar sin planes no implica improvisar. Significa estructurar lo informal: identificar qué se aprende, cómo se transmite y cómo se consolida. Según Harvard Business Review, las organizaciones con aprendizaje integrado en el trabajo desarrollan competencias más rápido que las basadas solo en cursos.
En una pyme, la formación informal se basa en:
- Observación directa.
- Resolución conjunta de problemas.
- Revisión de casos reales.
Cuando se ordena, se convierte en ventaja competitiva.
Riesgos de no gestionar la formación interna
Cuando la formación se deja al azar, aparecen desigualdades y dependencias peligrosas. El conocimiento se concentra y se pierde con facilidad. Según Deloitte Human Capital Trends, la falta de sistemas internos de aprendizaje aumenta la rotación hasta un 30%.
Los principales riesgos son:
- Personas clave insustituibles.
- Aprendizajes incompletos o incorrectos.
- Repetición constante de errores.
Sin estructura, el conocimiento se diluye.
Prácticas básicas para formar sin programas complejos
La formación interna eficaz se apoya en hábitos simples, sostenidos en el tiempo. No requiere presupuestos elevados, sino constancia.
Antes de diseñar cursos, conviene aplicar estas prácticas:
- Convertir el trabajo en material formativo: Documentar casos reales, incidencias y soluciones permite reutilizar experiencias como aprendizaje para todo el equipo.
- Fomentar la tutoría informal: Asignar referentes internos acelera el aprendizaje y reduce dependencia del fundador.
- Revisar errores de forma constructiva: Analizar fallos sin culpabilizar transforma problemas en oportunidades de mejora colectiva.
Estas prácticas convierten la experiencia en conocimiento compartido.
Hábitos que consolidan el aprendizaje continuo
La formación se mantiene con rutinas claras. Sin hábitos, cualquier iniciativa se diluye con la carga diaria. Según McKinsey Learning Organization Study, los equipos con espacios regulares de aprendizaje mejoran su rendimiento hasta un 20%.
Algunos hábitos eficaces son:
- Breves sesiones de revisión semanal.
- Compartir aprendizajes clave tras proyectos.
- Espacios para preguntas abiertas.
Herramientas para estructurar la formación informal
La tecnología ayuda a recopilar, ordenar y compartir conocimiento sin burocracia.
Estas herramientas son especialmente útiles en pymes:
- Notion: centraliza guías, procesos, casos y aprendizajes para que todo el equipo acceda fácilmente.
- Loom: permite grabar explicaciones rápidas y reutilizarlas como microformación.
- Google Drive: almacena materiales, documentos y ejemplos de forma organizada.
- Slack: facilita compartir dudas, soluciones y aprendizajes en tiempo real.
Según G2 Learning Tools Report, las pymes que documentan conocimiento reducen tiempos de adaptación hasta un 35%.
Errores frecuentes en la formación sin estructura
No basta con buena intención. Estos errores frenan el aprendizaje interno y evitarlos protege el capital intelectual.
- Confiar solo en la memoria: Si no se documenta, el conocimiento se pierde cuando cambia el equipo.
- Formar solo cuando hay problemas: La formación reactiva genera estrés y baja calidad.
- Sobrecargar a los expertos internos: Sin reconocimiento ni apoyo, los referentes se queman.
La formación interna no necesita planes formales para ser eficaz, pero sí intención, hábitos y herramientas adecuadas. En una pyme, aprender rápido y bien es una ventaja estratégica. Convertir la experiencia diaria en conocimiento compartido permite crecer sin perder calidad. En 2026, las pymes más competitivas no serán las que gasten más en cursos, sino las que aprendan mejor cada día.
