La Ley 11/2023, de 8 de mayo, entre otras muchas materias, incide en lo que denomina digitalización de actuaciones notariales y registrales, trasponiendo en materia mercantil algunas directivas europeas relativas a la constitución de sociedades sin comparecencia física. Aprovecha la ocasión para, efectivamente, modificar la legislación registral y crear lo que ya sí puede denominarse un Registro Electrónico.
La reforma tiene aspectos muy llamativos como la supresión del soporte papel, de forma que la fe pública registral pasa de los asientos en los libros físicos a los asientos electrónicos y, por ello, hace especial hincapié en la seguridad electrónica, regulando de forma muy minuciosa la custodia en diversos lugares de copias encriptadas de los archivos y datos registrales; impone la firma electrónica para todas las actuaciones registrales; crea la sede electrónica gestionada por el Colegio de Registradores y también entra a contemplar aspectos procedimentales para adecuar el procedimiento registral al imparable incremento de la documentación electrónica frente a la física en papel. Pero casi todas estas modificaciones -que son muy importantes en el ámbito interno del Registro- apenas tienen visibilidad de cara a los usuarios y aquí de lo que tenemos que hablar es de qué significa el Registro Electrónico según el modelo adoptado por la ley de reforma para sus usuarios ¿en qué van a notar este paso esencial del Registro? Y especialmente, en qué van a notarlo los usuarios del Registro Mercantil.
Un sistema de Registro Electrónico facilita la interacción de los usuarios con el Registro. No es que en el modelo anterior no pudieran presentarse títulos electrónicos e interactuar electrónicamente con el Registro, pero el nuevo modelo lo facilita, sobre todo tratándose de títulos notariales, aunque también de otra naturaleza. El Registro Electrónico facilita la idea de lo que se denomina autoservicio, es decir, poder realizar gestiones sin depender excesivamente de terceros o de la propia institución.
La presentación telemática de documentos se facilita en un doble sentido: por una parte se ha modificado su regulación en el artículo 112 de la Ley 24/2001 para no depender exclusivamente de la firma electrónica reconocida -hoy cualificada- del presentante, abriendo la presentación telemática al uso de cualquier sistema de identificación y firma válido para relacionarse con la Administración conforme a los artículo 9 y 10 de la Ley 39/2015, lo cual es lógico porque que la utilización de firma electrónica cualificada no es siempre sencillo y no parece sensato que el ciudadano tenga más limitaciones para relacionarse con el servicio público registral que con la Administración y lo que determina la ley es hacer interoperables en los dos ámbitos el mismo sistema de identificación y firma.Es un gran avance. La segunda cuestión de enorme trascendencia es la universalización de la posibilidad de presentación telemática de documentación notarial, hasta ahora vedada a los interesados. La supresión del apartado 7 del artículo 17 bis de la Ley del Notariado, junto con la posibilidad de obtener copias autorizadas electrónicas dotadas de código seguro de verificación que ahora recoge el artículo 31 de aquella ley hacen que el documento notarial pueda ser presentado en el Registro por cualquier interesado, para lo que basta que obtenga la copia electrónica y la presente a través del sistema de presentación telemática de los Registradores. La mayor facilidad de identificación y uso del sistema de presentación telemática, junto a la posibilidad de presentación autónoma por los interesados -en el momento que tengan por conveniente- de copias autorizadas electrónicas es un gran paso que ha dado esta reforma.
En materia de constitución de sociedades y la trasposición de las directivas europeas, es verdad que el impacto es mayor en la normativa notarial al establecer la posibilidad de otorgamiento a distancia porque el Registro Mercantil ya estaba muy preparado para ello. La relación electrónica de los usuarios con el Registro Mercantil se facilita ahora pero es un hecho desde hace mucho tiempo. En el Registro Mercantil no solamente es posible la presentación telemática de documentos notariales, sino también de documentos judiciales y administrativos, así como de documentos privados garantizados con firma electrónica en los casos en los que éstos puedan tener alguna virtualidad frente al Registro: certificaciones con nombramientos y ceses de administradores, poderes electrónicos, solicitudes de nombramientos de auditores o expertos independientes, de convocatorias de juntas o asambleas de obligacionistas, alta en el Registro Mercantil de prestadores de servicios, etc. y, por supuesto depósitos de cuentas y legalizaciones de libros.
La Directiva 2017/1132, reformada por la 2019/1151 facilitan la constitución completamente en línea de sociedades mercantiles, pero no tiene sentido facilitar solamente la constitución, porque que hay multitud de actos recurrentes de las sociedades frente al Registro Mercantil que también pueden y deben ser gestionados directamente con él por sus usuarios y para ello, los sistemas de identificación y firma electrónica son herramientas indispensables en la relación directa de los empresarios con el Registro Mercantil. En cualquier momento y desde cualquier lugar. No se pueden poner cortapisas.
El Registro Mercantil ya estaba preparado; la Ley 11/2023 da el impulso definitivo.
