Con este artículo pretendemos desde el Colegio de Registradores dar respuesta a la cuestión de cuáles son las diferentes formas que tiene el usuario de presentar las cuentas anuales, dónde, y, finalmente, el coste de dicha presentación.
¿Dónde presentar las cuentas anuales?
Las cuentas anuales se deben presentar en el Registro Mercantil que corresponda según el domicilio social de la empresa, ya sea en formato papel o bien por vía telemático. Hoy en día más de un 94% se presentan de forma telemática.
Presentar y/o depositar ¿es lo mismo?
El usuario presenta las cuentas con la finalidad de que queden depositadas en el Registro Mercantil donde se encuentra inscrita la sociedad sujeta a esta obligación. Tras ser presentadas y calificadas favorablemente por el registrador, se procede a su depósito.
Formas de presentación de las cuentas anuales en los Registros Mercantiles
El usuario puede presentar las cuentas utilizando una de estas opciones:
- Con firma electrónica del presentante y desde la aplicación D2 -programa desde el que se realiza el depósito de cuentas en formato ZIP- presentaremos de forma telemática nuestras cuentas. Esta es la forma más cómoda y recomendable desde la página web del Colegio de Registradores.
- Existen otras opciones de presentación física, actualmente muy poco utilizadas, en soporte papel o en soporte digital, en formato ZIP en CD o DVD con el inconveniente de tener que desplazarse al registro mercantil correspondiente
¿Puedo hacer yo solo la presentación de las cuentas?
Si. Por su rapidez y sencillez, les recomendamos que la presentación de las cuentas anuales en el Registro Mercantil sea telemáticamente.
¿Qué necesitas si la presentación es telemática (opción recomendable)?
- Un ordenador con conexión a internet.
- El presentante debe de disponer de un certificado de firma electrónica que le identifique.
- Estar dado de alta como abonado en el servicio [1].
- El programa Depósito Digital D2 para su presentación telemática que te proporciona el Colegio de Registradores gratuitamente.
¿Dónde me descargo el programa D2?
Podemos descargar el programa Depósito Digital del año contable en la página del Colegio de Registradores, es decir, www.registradores.org, en la opción la “documentación y descargas”, y elegimos “Manuales y Programas” à “Depósito de Cuentas” y una vez en esta pantalla, en la opción “Programas” podremos descargamos el D2.
En este apartado también encontrarás el “Manual de Usuario” para conocer el funcionamiento de este.
¿Qué necesitas si la presentación es en papel?
El Colegio de Registradores pone a tu disposición los formularios normalizados en el formato pdf para su presentación en papel.
Dichos formularios se pueden descargar en la página web del Colegio de Registradores, dentro de “Depósito de Cuentas” tenemos la opción “Formularios”.
¿Necesito una gestoría para ello o puedo hacerlo yo mismo?
No, según hemos visto en la pregunta anterior.
¿Puedo presentar las cuentas anuales por el móvil?
No. La presentación telemática de cuentas anuales requiere disponer de un certificado de firma digital, por lo que será necesario un dispositivo óptimo para reconocerlo.
¿Qué plazo hay para la presentación de cuentas?
El depósito debe realizarse dentro del mes siguiente a su aprobación por la Junta General de la sociedad. Dado que la mayor parte de las sociedades establecen como fecha de cierre de su ejercicio el 31 de diciembre y que los administradores tienen que formular las cuentas en el plazo de tres meses desde esa fecha y presentarlas para su aprobación por la Junta General en los tres meses siguientes, en la mayor parte de los casos este plazo de depósito de las cuentas anuales vence el 31 de julio de cada año.
Resumiendo, los plazos habituales de presentación de las cuentas anuales cuando el cierre del ejercicio se ha establecido el 31 de diciembre son:
- Hasta el 31 de marzo: Formulación de las cuentas anuales.
- Hasta el 30 de junio: Aprobación de las cuentas anuales
- Hasta el 31 de julio: Presentación de las cuentas anuales al Registro Mercantil
¿Cuánto cuesta?
La presentación telemática de las cuentas anuales genera dos facturas con sus respectivos cargos, y son:
- Los gastos registrales, entendiendo como tal los aranceles registrales que el registrador aplica por la presentación y depósito de cuentas, dependiendo principalmente el coste de la forma de presentación, número de documentos a depositar y si están o no auditadas.
- Los gastos por el uso de la plataforma telemática-coste asociado a la presentación por el uso del certificado de firma utilizado-, este es un coste estándar por envío, el cual será en función del tipo de certificado utilizado y/o convenio firmado. Si el certificado ha sido emitido por el Colegio de Registradores de tipo Personal y Representante es de 2,5 € + IVA y 2 € + IVA, respectivamente. Si el certificado es externo sin convenio el importe será de 2,6 + IVA.
¿Qué eficacia tiene la presentación de las cuentas anuales?
Una vez presentado el depósito de cuentas anuales en el registro mercantil habrás cumplido con la obligación legal en materia societaria evitando las consecuencias negativas que pueden ocasionar el incumplimiento normativo por no dar publicidad a tus cuentas (cierre registral y sanciones económicas).
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[1] Para darse de alta (operación que se lleva a cabo una sola vez y que te permitirá utilizar la presentación telemática para multitud de operaciones). Sigue los siguientes pasos para darte de alta: Accede a la https://sede.registradores.org/site/acceso, pulsa en “Abonarse” y selecciona la última opción relativa a la “presentación telemática” y cumplimenta todos los datos.
Teléfono de atención al cliente: 912701699
