La digitalización es una gran aliada para autónomos y pymes, ya que ayuda a automatizar muchos procesos que antes debían hacerse manualmente como la gestión financiera de un negocio en el que se incluye la contabilidad y la facturación.
Un avance que, además, puede ahorrarnos tiempo para dedicarlo a actividades de mayor valor añadido y que produzcan un mayor retorno para el negocio. Ahora es el mejor momento para que las empresas de entre 3 a 9 empleados puedan digitalizarse sin coste, gracias a las ayudas de hasta 6.000 euros por empresa que ofrece el programa Kit Digital. Este programa de los Fondos Europeos da a las empresas la oportunidad de disponer de un bono para la adquisición de soluciones de digitalización y que cubren hasta el 100% del coste de las soluciones como, por ejemplo, la facturación electrónica.
Esta solución ofrece grandes facilidades para llevar todas las finanzas al día, ya que, en ocasiones, el propietario de un negocio esperaba al final del día o una vez cerrado al público para poder consultar facturas, hacer un presupuesto o repasar la contabilidad. De hecho, según un estudio del Grupo Seres realizado en 2020, el uso de la factura electrónica supuso un ahorro de más de 2.300 millones de euros en costes de gestión y evitó el uso de papel (equivalente a la tala de más de 15.000 pinos).
La reciente Ley Crea y Crece, con el objetivo de promover la digitalización y luchar contra la morosidad, ha establecido la obligatoriedad de la facturación electrónica para 2023 en el caso de los negocios que tengan un ejercicio superior a 8 millones y para 2025 para aquellas empresas con un importe inferior.
Para Ana López Amat, directora de Pequeñas Empresas y Autónomos en Orange España, “el uso obligatorio de la factura electrónica supone un paso más, decisivo en la digitalización de los negocios y su implantación trae consigo grandes ventajas que podrán aprovechar todos los negocios como una mayor seguridad y fiabilidad de las transacciones electrónicas así como una mayor trazabilidad y control de pagos entre proveedores y clientes”.
¿En qué consiste la facturación electrónica?
Tal como explica en su página web el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital, una factura electrónica es, ante todo, una factura que debe de ser expedida y recibida en formato digital. Al igual que la tradicional en papel, está condicionada al consentimiento del destinatario. Hablamos de una alternativa legal que, además, proporciona múltiples beneficios. Sobre todo, en los casos de emprendedores o negocios de pequeño tamaño.
Las facturas electrónicas se rigen por el Real Decreto 1619/2012, del 30 de noviembre que establece el reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación y se incluyen aspectos tan importantes como el contenido, la conservación y la legibilidad. Al ser digitales, también comprende otras características, como la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido, para constatar que no hayan sido modificadas después de enviarse.
Los beneficios de un sistema de facturación electrónica
Son muchas las ventajas de contratar un sistema de facturación electrónica. La primera y más obvia es que permite emitir facturas en cualquier momento, facilitando un acceso rápido, ágil y permanente. Además, este tipo de sistemas no solo se limitan a la gestión de facturas, incluyen la creación y el envío de facturas proforma, presupuestos, albaranes y programación de gastos periódicos, de manera que queda cubierto todo el proceso de facturación del negocio. Se trata de una suite de software que ofrece la posibilidad de que toda la documentación quede centralizada y siempre disponible en la nube, lo que supone una gran agilidad en la gestión y un ahorro considerable de tiempo.
Otras de sus ventajas es la de eliminar costes tanto de impresión como de envío postal, lo que tiene efectos positivos sobre el medio ambiente, reducir el espacio físico donde se guardan gracias al almacenamiento digital, que además disminuye favorablemente las posibilidades de pérdida de documentos. No hay que olvidar, además, que fortalece la lucha contra el fraude fiscal.
Por otro lado, un sistema de facturación electrónica, dada su concepción online, tiende a integrarse con facilidad con otras plataformas consideradas como estándares del sector. Podría ser el caso de activar el cobro de las facturas no solo a través de transferencias bancarias, sino también con PayPal, por ejemplo.
Para extraer el máximo beneficio potencial de este tipo de sistemastambién hay que enfrentarse a ciertos retos. El principal es su adopción de manera generalizada por las pymes, que constituyen el segmento más importante del tejido empresarial español y europeo. Gracias al programa Kit Digital de los Fondos Europeos, autónomos y pymes que tengan de 3 a 9 empleados ya pueden implantar esta solución sin coste.
Orange, en su rol como agente digitalizador del programa Kit Digital, tiene el objetivo de impulsar la transformación digital de empresas y autónomos de nuestro país. De esta forma, contribuye de manera decisiva a la modernización de la economía y al desarrollo de la sociedad de la información.
Con esta intención, el servicio Facturación Electrónica de Orange Empresas cubre todo el proceso de facturación de un negocio. Es una aplicación cien por cien online que facilita un acceso permanente, fácil, ágil y eficaz.Los elementos recurrentes se pueden programar y visualizar y el balance entre gastos e ingresos es más sencillo, gracias a su panel centralizado.
