El Registro Mercantil español, a cargo de los registradores mercantiles y sujeto, regulado y regido por el “principio de legalidad”, conforme al cual, previa calificación del registrador, establece que las inscripciones en dicho registro se practicarán en virtud de documento auténtico, público o privado, nacional o extranjero, en la forma prevenida por las Leyes y Reglamentos (cfr. art. 18 Código de comercio y arts. 5 y 6 del Reglamento del Registro Mercantil).
La presentación de los documentos inscribibles podrá hacerse:
- Presencialmente, en la sede del Registro que corresponda, presentando el documento en papel con sus anexos, o haciéndolo llegar por correo; o,
- Telemáticamente, presentando el documento electrónico a través de la página web oficial del Colegio de Registradores.
Aquí vamos a ocuparnos de la presentación de documentos privados electrónicos.
Como regla general, la inscripción se practica en virtud de documento público, sea notarial, judicial o administrativo. Excepcionalmente podrá practicarse en virtud de documento privado en los casos previstos por la ley y el reglamento del registro mercantil. Pese a ser la excepción, la posibilidad del documento privado es hoy utilizada con mayor o igual frecuencia que el documento público, y lo será cada vez más cuando a su naturaleza de documento privado una el de documento electrónico con firma cualificada, con el consiguiente ahorro de costes y tiempo para el ciudadano, sin merma de la seguridad jurídica.
La utilización de documentos electrónicos (públicos, administrativos y privados) con firma electrónica, empleando servicios de confianza cualificados y no cualificados, se haya regulada en la actualidad fundamentalmente en el Reglamento de la Unión Europea 910/2014 y la Ley 6/2020, reguladora de los servicios electrónicos de confianza. Conforme a ellos, cabe distinguir entre firma electrónica cualificada y no cualificada, siendo la primera la basada en un certificado cualificado de firma y produciendo efectos jurídicos equivalentes a la firma manuscrita.
Por lo que a los documentos privados se refiere, aquellos documentos privados electrónicos cuya firma se basa en un certificado cualificado constituyen un medio de prueba privilegiado y se presume su autenticidad, integridad, fecha y demás características (artículo 326. 3 y 4 Ley Enjuiciamiento Civil).
En cuanto a los documentos privados que pueden presentarse en forma electrónica con firma cualificada con plenos efectos en el registro mercantil para su inscripción son numerosos los supuestos que nos encontramos en las leyes y el RRM. Así, sin ánimo exhaustivo, encontramos:
- Empresario individual. Se practica la primera inscripción en virtud de declaración dirigida al registrador firmada o ratificada ante él o con firma legitimada notarialmente (ar. 93 RRM). Dicha declaración puede presentarse también mediante instancia electrónica con firma cualificada del interesado a través de la página web oficial del Colegio de Registradores (CORPME), sin necesidad de legitimación notarial ni de ratificación ante el Registrador.
Tratándose de Emprendedor de Responsabilidad Limitada, se inscribirá en el registro mercantil correspondiente mediante instancia con firma electrónica reconocida, remitida telemáticamente al registro (opcionalmente también mediante acta notarial) (art. 9 Ley de Emprendedores de 2013).
Asimismo, según el art. 41 de dicha ley, podrán también otorgarse y revocarse mediante documento electrónico con firma reconocida los apoderamientos de dichos emprendedores que se remitirán directamente al registro mercantil por medios electrónicos (sede electrónica del CORPME).
- Sociedades mercantiles. (sociedades anónimas, sociedades limitadas, comanditarias por acciones)
- Nombramiento, aceptación y cese de administradores, auditores, liquidadores. Junto con los demás documentos previstos en el RRM (art. 95.2, 142, 147, 151, 153 y 245 RRM), podrá practicarse la inscripción mediante la correspondiente certificación electrónica del acta del órgano correspondiente con firma electrónica cualificada y remitida al registro por medios electrónicos (página web del CORPME). También en la misma forma se inscribirán los escritos de renuncia del administrador y de aceptación y renuncia de los consejeros delegados.
- Poderes electrónicos y su revocación. Además de escritura pública, podrán otorgarse en documento privado electrónico con firma cualificada y presentado por medios electrónicos en el registro mercantil, conforme al citado art. 41 de la Ley de Emprendedores de 2013.
- Admisión o exclusión a negociación en Mercando Secundario de Valores. Mediante certificación electrónica de la Sociedad Rectora correspondiente (art. 95.3 RRM).
- También podrá practicarse mediante documento electrónico con firma cualificada el depósito de los proyectos de fusión, escisión, o cesión global de activo y pasivo, así como de traslados internacionales de domicilio, remitidos por medios telemáticos al registro mercantil correspondiente. (art. 226 RRM, 30 y ss. Ley Modificaciones Estructurales)
- Otras entidades inscribibles
- Sociedades de garantía recíproca. Cabe hacer constar en el registro mercantil mediante documento electrónico con firma cualificada la cifra efectiva de capital (art. 252 RRM).
- Sociedades de Inversión Mobiliaria e Inmobiliaria. Se admite también el documento electrónico privado con firma cualificada para el nombramiento y cese de los miembros de la comisión de control y auditoria, acuerdos de la comisión de control, y si son SICAV, la certificación de la cifra efectiva de capital suscrito (art. 259 y ss. RRM)
- Agrupaciones de Interés Económico. Cabe el documento privado electrónico con firma cualificada en materia de cargos y poderes (art. 267.2 RRM y 41 Ley Emprendedores).
- Fondos de Inversión. La admisión y exclusión a negociación en el Mercado de Valores (art. 279.2 RRM) también se podrá inscribir mediante documento privado electrónico con firma cualificada.
- Fondos de Pensiones. Cabe también el empleo de documento privado electrónico para la inscripción de cualquier acto distinto de los previstos en el 292.1 RRM (art. 292.2 RRM). Así, por ejemplo, cargos, integración de planes de pensiones, etc.
En todos los supuestos examinados, se podrá practicar la inscripción en el registro mercantil, como vimos, en virtud, de documento privado electrónico con firma electrónica cualificada, utilizando la página web del Corpme y sin necesidad de legitimación notarial de la firma, ni de ratificación ante el registrador, ahorrando trámites al ciudadano, el cual, además, dispone en dicha web de instancias de presentación y formularios de documentos para la mayoría de los casos examinados.
Finalmente, cabe señalar otras funciones del registro mercantil en las que pueden utilizarse instancias o documentos privados electrónicos, como:
- La legalización de libros de los empresarios (art. 329 y ss. RRM).
- El depósito de las cuentas anuales,
- La solicitud de nombramiento de expertos y auditores (art. 338 y ss. RRM)
- La solicitud de convocatoria de juntas de socios o accionistas, etc.
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