Es muy frecuente que después de firmarse y autorizarse un documento público en la notaría, los interesados pregunten por qué no se lo llevan consigo. Los notarios contestamos que los documentos notariales no se pierden porque quedan custodiados en la notaría y lo que se entrega a los interesados son copias con el valor del original guardado. Tantas como sea necesario.
¿Y qué pasa con ese documento original? Pues que se archiva, se encuaderna junto con los demás en tomos de protocolo y queda depositado durante 25 años en cada notaría, y, si ésta es de archivo, durante cien años. Pasados los cien años, los tomos de los protocolos se envían a los Colegios Notariales o a archivos históricos.
Por otra parte, también es muy habitual que uno de los conceptos que a la gente le extraña del arancel notarial, cuando ven la factura que deben abonar, es el de minutación por folio.
Como bien explicaba mi compañero Enrique Montoliu, en fechas recientes, los notarios somos funcionarios públicos que no percibimos ningún tipo de salario del Estado y que corremos con todos los gastos que conlleva el sostenimiento de una notaría. Nuestra retribución viene dada por lo que pagan los usuarios del servicio notarial, según fija nuestro arancel, que es de obligado cumplimiento.
Como también explicó en este blog mi compañero Luis Mariano Muñiz Sánchez hay dos tipos de documentos: sin cuantía y con cuantía, a los que habría que añadir los conceptos que él citaba.
Pues bien, uno de los costes que conlleva una notaría es el del archivo y conservación de los documentos notariales: encuadernación, espacio, mobiliario y mantenimiento. Y uno de los conceptos que contempla el arancel notarial, tanto para los documentos con o sin cuantía, es el de minutación por folio.
Más de una vez he hablado con compañeros sobre la conveniencia de cambiarse la denominación del concepto arancelario de minutación por folio, por otro más explicativo como mantenimiento de archivo.
En cualquier caso, tened en cuenta que este sistema permite que los documentos notariales no se extravíen y estén siempre localizables. ¿Y eso cuánto vale? Pues recordad lo que dijo Don Francisco de Quevedo, que sirvió de título para un post de mi compañero Dámaso Cruz, “sólo el necio confunde valor y precio”.
