Barco ClickShare acaba de publicar los resultados de su estudio anual sobre tendencias y participación en el mundo de las reuniones. Mientras el «Barómetro de Reuniones» (Meeting Barometer), el índice de calidad de reuniones, se desploma desde +17 en 2020 a -25 en la actualidad, el informe destaca 5 tendencias en el trabajo y reuniones que apuntan ya a un retorno a la oficina después de la crisis.
La reunión híbrida crea oportunidades para que los responsables de las empresas cambien la cultura del trabajo, rediseñen el entorno laboral e inviertan en usabilidad y tecnología en plena sintonía con las necesidades de los empleados.
«Las reuniones tendrán un papel crucial en el espacio de trabajo del futuro, ya que serán clave para la continuidad del negocio durante la transición a la nueva realidad híbrida”, dice Lieven Bertier, director de Marketing de Salas de Trabajo de Barco. “Conectar a los empleados dondequiera que estén y hacer que la colaboración híbrida fluya de verdad será el camino hacia el éxito futuro, una mayor implicación y productividad. Los directores de las empresas pueden conseguir un impacto real en los resultados empresariales si actúan con una mentalidad centrada en los empleados«.
En la última encuesta internacional se ha observado la implicación y las expectativas de los empleados en las reuniones, descubriendo 5 tópicos que marcan tendencia y que los responsables de las empresas no pueden ignorar a la hora de prepararse para un futuro flexible e híbrido:
- Vuelve el optimismo por la oficina. Los escenarios de vuelta a la oficina no sólo son impulsados por los directores, sino que están completamente alineados con lo que quieren los empleados. Más de la mitad de la plantilla está dispuesta a volver y se espera que el 72% lo haga por uno o más días ya a finales de junio de 2021. Los empleados quieren trabajar menos desde casa que hace 6 meses (2 días en 2020 – 1,5 días en 2021).
- El Barómetro de Reuniones se desploma, ya que los empleados padecen una sobrecarga de reuniones virtuales. El índice, que cae hasta -25, frente a +17 en 2020 y +63 en 2019, muestra claramente que las reuniones se están deteriorando. El 49% siente que la colaboración a distancia no es algo natural.
- La búsqueda de más implicación nos aleja de lo virtual. Buscamos más reuniones en persona y menos interacciones virtuales. 1 de cada 2 empleados vuelve a la oficina para organizar una reunión. La preferencia por las reuniones híbridas, presenciales o virtuales, depende del propósito y del tipo de reunión, así como del número de participantes en la misma. Actividades especialmente significativas, como la toma de decisiones, la resolución de problemas o la creación de relaciones, demandan reuniones en la oficina.
- El portátil es la conexión con el mundo. A medida que se hace más evidente la preferencia por una tecnología orientada a las personas, el portátil sigue siendo la herramienta número uno desde la que el 70% de los empleados realizan las videollamadas. Ya no se privilegian los sistemas tradicionales en sala, en favor de BYOD y BYOM.
- Aparece el lugar de trabajo enfocado al empleado. Las inversiones en reuniones híbridas deben estar en sintonía con las expectativas de los empleados sobre cómo y dónde quieren trabajar y colaborar. El 42% cree que la empresa no ha priorizado las inversiones que necesitaba para mejorar la colaboración híbrida, mientras que el 77% piensa que todas las salas de reuniones deben estar equipadas con tecnología de videoconferencia.
Ha llegado el momento de cambiar el entorno de trabajo
El nuevo modelo de puesto de trabajo híbrido no consiste simplemente en volver a las costumbres de antaño ni en cambiar drásticamente los hábitos virtuales actuales. Se trata de un delicado equilibrio entre las necesidades de los empleados y los intereses de la empresa. Para que las empresas puedan superar la barrera que separa a los trabajadores que trabajan en la oficina de los que lo hacen a domicilio y permitirles ser realmente productivos en las reuniones, serán imprescindibles tanto un cambio en la cultura de trabajo como la realización de inversiones tecnológicas, como la usabilidad, el BYOM y las soluciones de vídeo.
El estudio menciona 3 elementos clave que permitirán a los gestores anticiparse y adelantarse a la competencia a la hora de dar forma al entorno de trabajo híbrido en el futuro:
- La reconexión con la organización y con los compañeros es crucial para la participación y la retención de los empleados. El 71% de los empleados cree que su empresa debería empezar a prepararse para el trabajo híbrido desde ya.
- La talla única y universal no sirve para todos. No todas las reuniones son iguales, ni todos los empleados tienen las mismas necesidades o pretensiones de colaboración. Hay mucha diferencia entre generaciones, género, departamento y grado de antigüedad. Las empresas deben desarrollar estrategias para el entorno de trabajo que faciliten este tipo de flexibilidad y permitan a los empleados trabajar de la forma que deseen.
- Bring Your Own Meeting (BYOM) es la opción preferida por los empleados para conectarse al mundo y con los demás compañeros de trabajo. El portátil es el corazón del ecosistema de la sala de reuniones y los empleados quieren trabajar con tecnología inalámbrica y sin contacto en una sala de reuniones que permita BYOM. El 88% cree que una tecnología fácil de usar puede mejorar las reuniones.
«Como la vuelta a la oficina está cerca, no hay mejor momento para empezar a invertir en un modelo de trabajo enfocado al empleado. Esto incluye habilitar la opción Bring Your Own Meeting en las salas de reuniones, implementar el trabajo flexible e instalar tecnología de colaboración fácil de usar y centrada en el trabajador. Solo con un enfoque en la usabilidad y el compromiso en las soluciones de reuniones híbridas podrán las empresas mantenerse a la vanguardia«, concluye Lieven Bertier.
