Uno de los modelos de productividad personal más reconocidos por su eficacia es el llamado método Getting Things Done (GTD). Un sistema de organización de tareas ideado por David Allen en el libro del mismo nombre y que aquí se tradujo como “Organízate con eficacia”.
La productividad es un factor determinante para el crecimiento económico. Mejorar la productividad es uno de los objetivos de toda organización. Además de las estrategias globales que se pueden formular para lograrlo, la productividad general de la empresa se verá directamente beneficiada si aumenta la productividad personal de cada una de las personas que trabajan en la compañía.
Este modelo se concentra en dos fundamentos básicos para la productividad personal: el tiempo y la memoria.
- El tiempo es limitado. No es posible conseguir más del que hay, pero sí podemos decidir cómo lo invertimos . Esa es la clave: en momentos de poco tiempo siempre se ha de escoger la tarea más productiva o más urgente.
- Nuestra memoria es ineficiente. Podemos tener en la mente entre cinco y ocho cosas a la vez, y de ellas, las que nos interesan son las relacionadas con lo inmediato. Por ello, para trabajar al máximo rendimiento en el presente es imprescindible despejar la cabeza de tareas que aún no es necesario hacer y organizarlas en listas que nos recuerden cada paso que debemos dar.
Los cinco pasos del modelo GTD
Allen estructura su método en cinco pasos secuenciales.
- Recopilar. Todo el trabajo que tenemos que hacer nos llega desde distintas fuentes (email, teléfono, órdenes directas, etc.). Cada una de esas fuentes se denomina “cubo de información”. Cada vez que se recibe una tarea se anotará en la lista (cubo) correspondiente.
- Procesar: De vez en cuando hay que procesar las peticiones con la frecuencia que sea necesaria.. Esta fase debe dejar todos los cubos procesados (es decir, vacíos). Cada tarea ha de tener una respuesta. Aquí funciona la regla de los dos minutos: si durante el procesado encontramos una tarea que se pueda realizar en dos minutos se hará inmediatamente y así queda lista. El resto pasa a la siguiente fase.
- Organizar: Es simultánea a la anterior. Aquí el modelo establece cuatro listas de organización según el trabajo a acometer.
- Acciones próximas: son las más inmediatas, las que requieren más atención. Hay que organizarlas en función de su prioridad e importancia.
- Proyectos: los proyectos i ncluyen múltiples tareas y hay que organizarlas de forma independiente (en una carpeta aparte por ejemplo).
- En espera: son tareas que depende de un factor externo (una llamada o la decisión de otra persona).
- Algún día: tareas que hay que hacer pero aún no es el momento.
- Revisar. Es necesario hacer una revisión completa del sistema de vez en cuando para comprobar dos cosas importantes: que no falta nada y que todo tiene la prioridad adecuada.
- Hacer: Ningún sistema es efectivo si no implica resultados beneficiosos. Si la organización es ágil y las tareas están bien definidas se promueve la acción, y se ejecutan los trabajos con menos estrés y más confianza. Y, sobre todo, en el menor tiempo posible y sin un desgaste innecesario, es decir, asumiendo los pilares básicos de la productividad.
El GTD en la empresa
Aunque el GTD es un modelo pensado a nivel individual, para la productividad personal , cada vez son más las organizaciones que apuestan por implantar esta cultura en su gestión diaria.
Estos son los beneficios que produce:
- Corresponsabilidad: los colaboradores asumen con mayor control su trabajo y los compromisos que adquieren. Hay acciones que dependen de varias personas, si cada uno se responsabiliza de su parte la cadena fluye y se trabaja con más confianza.
- Concentración: al liberarse del peso de recordar las cosas se puede fijar la atención en el trabajo presente, dando lugar a una mayor concentración y mejores resultados.
- Adaptación: el método GTD incide en la organización y las prioridades lo que permite reaccionar mejor a los cambios. El modelo proporciona la seguridad de que ninguna tarea importante quedará olvidada, evitando sorpresas desagradables.
Para las organizaciones, implantar un modelo como el GTD soluciona con más eficacia los problemas y aumenta las oportunidades porque los colaboradores asumen mejor sus responsabilidades y se adaptan antes a los cambios . Además, permite planificar mejor los proyectos a medio y largo plazo.
Este es un sistema muy personalizable y así lo deben entender las compañías. La metodología de organización es sólo orientativa, lo importante es tener el trabajo controlado y la mente despejada para concentrarse en lo que se está haciendo.
Cuando la cultura de autogestión se va consolidando y ganando madurez, todos los miembros del equipo tienen la tranquilidad de que las cosas se van a hacer en el momento adecuado. Además, fomenta la eficiencia y libera el pensamiento creativo.
