La progresiva adaptación de todos los sectores jurídicos a la sociedad de la información ha tenido especial relevancia en los últimos años en el registro jurídico propio de las sociedades y empresarios: el Registro Mercantil.
Tradicionalmente, la regla general siempre ha sido la exigencia de escritura pública para la práctica de cualquier inscripción en el Registro Mercantil, aunque con excepciones en que se permitía el documento privado, con firma legitimada notarialmente o ratificada ante el Registrador mercantil.
La firma electrónica reconocida, que asegura la identidad del firmante a todos los efectos legales, ha ampliado el elenco de documentos inscribibles, introduciendo la documentación electrónica, que permite una total autonomía del firmante en su relación con el Registro Mercantil, sin necesidad de operadores intermedios, desde las operaciones más sencillas y habituales –a las que ahora nos limitaremos–, pasando por los poderes electrónicos, previstos en la Ley de Emprendedores, hasta la misma constitución de sociedades directamente on line, sin intervención notarial, contemplada en la Directiva comunitaria de próxima transposición en España.
¿Qué documentos se van a poder presentar y causar el correspondiente asiento en el Registro Mercantil?
Pueden verse aquí. En este enlace podemos encontrar modelos para la tramitación con firma electrónica de un gran número de actos inscribibles.
Entre todos ellos vamos a destacar ahora, por su frecuencia en la práctica diaria de las sociedades,solo dos tipos de solicitudes o instancias:
- Nombramiento y cese de administradores en todo tipo de sociedades.
- Nombramiento y cese de auditores, en los distintos supuestos legales.
¿Cuál es el régimen legal de estos documentos de nombramiento y cese de administradores y auditores?
El artículo 142 del Reglamento del Registro Mercantil, en lo que ahora nos interesa, establece que “ La inscripción del nombramiento de administradores podrá practicarse mediante certificación del acta de la Junta General o, en su caso, del Consejo de Administración en que fueron nombrados, expedida en debida forma y con las firmas legitimadas notarialmente…
Si el nombramiento y la aceptación no se hubiesen documentado simultáneamente, deberá acreditarse esta última, bien en la forma indicada en el párrafo anterior, bien mediante escrito del designado con firma notarialmente legitimada….”
Esto mismo es aplicable a los auditores, dada la remisión que hace el art. 154 del mismo Reglamento.
Aunque el artículo se refiere solo ala firma legitimada notarialmente, la firma electrónica cualificada es también admisible,porque existe equivalencia entre firma legitimada notarialmente y firma electrónica reconocida o cualificada, dadoque la finalidad de ambas es idéntica: acreditar la identidad del firmante de un documento.Así se deduce con claridad de las normas reguladoras de esta materia: la Ley 59/2003 de firma electrónica, Reglamento (UE) n° 910/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo, sobre identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones electrónicas en el mercado interior, y la Ley 13/2015, de procedimiento administrativo común, que consagró el derecho de acceso electrónico de los ciudadanos a las administraciones y el ejercicio del mismo a través de certificados reconocidos de firma electrónica.
¿Qué requisitos son necesarios?
Para presentar cualquier documento telemático es necesario:
- Estar abonado a los servicios interactivos del Colegio de Registradores. El siguiente enlace indica cómo hacerlo
- Disponer de un certificado de firma electrónica que identifique personalmente a quien realiza la solicitud.
El portal de presentación telemática permite para su uso los siguientes tipos de certificados, siempre y cuando esté emitido a un NIF de persona física:
. eTOKEN – Servicio de Certificación de los Registradores.
. FNMT – Fábrica Nacional de Moneda y Timbre.
. CATCERT – AgènciaCatalana de Certificació.
. ACCV – GVA – Autoritat de Certificació de la Comunitat Valenciana.
. ANCERT (Sólo los certificados de notario) Agencia Notarial Certificación SL.
. AC CAMERFIRMA – Entidad de las Cámaras de Comercio.
. DNIe – Dirección General de la Policía.
. ACA – Autoridad de Certificación de la Abogacía.
. FIRMA PROFESIONAL – Operador global de servicios de certificación.
. IZENPE – Empresa certificación Gobierno Vasco y Diputaciones Forales.
¿Cuál es el procedimiento?
La presentación telemática de documentos mercantiles se realiza necesariamente a través de la plataforma habilitada al efecto por el Colegio de Registradores en su página web.
Existe un Manual de Presentación Telemática de Documentos Privados en el Registro, que se puede consultar en la siguiente dirección.
¿Qué ventajas presenta este sistema de presentación telemática de documentos privados firmados electrónicamente para su ulterior inscripción?
Muy gráficamente, podríamos decir que este sistema supone un ahorro de tiempo y de dinero y una mayor calidad, porque:
- Se pueden presentar desde cualquier lugar, logrando una mayor eficiencia y agilidad.
- Se pueden presentar las 24 horas del día.
- Se disminuyen los costes para el usuario.
- Se da transparencia a todo el procedimiento, pues el usuario abonado puede conocer la situación en la que se encuentra el documento presentado.
- Se fortalece el compromiso de la institución registral con el medio ambiente. El resultado de este sistema de tramitación sería “papel cero”.
Nuestra última reflexión es que el legislador, en unas ocasiones de manera expresa, como en el tema de los poderes electrónicos, y en otras por vía de interpretación, ha aprovechado las ventajas que la tecnología le ofrece para fijar los requisitos legales. Unafusión entre legalidad y tecnología.
