La automatización contable es el proceso por el que mecanizamos las cuentas de nuestra empresa gracias a la tecnología, una manera de ahorrar tiempo y esfuerzo sin que eso menoscabe el seguimiento de los números de la compañía.
Al contrario de lo que sucede con otras disrupciones tecnológicas, este cambio puede resultar útil para cualquier tipo de empresa; no es un proceso que sólo sea accesible para aquellos que manejan grandes volúmenes de información. Es más, la automatización contable para pymes supone un gran salto para muchas de ellas.
Todas las compañías pasan por procesos como realizar presupuestos, cobrar facturas, gestionar los impuestos… Todos ellos generan una gran cantidad de procesos contables, complejos y difíciles de manejar manualmente, y que tienen mucha importancia en la toma de decisiones.
¿Qué nos permite una herramienta de automatización contable? Las ventajas son varias.
La automatización de los datos bancarios nos permite una gestión ágil y sencilla de nuestros cobros y pagos. Eso mejora nuestra productividad, ahorrando un tiempo que podemos destinar a las tareas más relacionadas con nuestro corebussiness. Otro aspecto interesante es que siempre tendremos nuestra información contable actualizada y accesible. Todos estos aspectos desembocan en una mayor fiabilidad. Con una herramienta como está el riesgo de error es mucho menor gracias a que la contabilización, la transcripción de cobros y pagos o los procesos de punteo son automáticos.
A la hora de llevar a cabo este proceso podemos elegir entre diferentes herramientas de software, por lo que es interesante considerar que además de cumplir con las características anteriores la opción que elijamos añada a sus funcionalidades otros aspectos interesantes:
- 1 único entorno de trabajo: disponer de toda la información necesaria para la gestión de documentos bancarios en un solo marco mejora nuestra comodidad, velocidad y eficiencia trabajando.
- Mejor comunicación con nuestro asesor: anotar incidencias o comentarios en los movimientos y enviarlos a nuestro asesor nos dará velocidad, trabajando con un modelo colaborativo.
- Más control: con una trazabilidad total de los movimientos y avisos de posibles duplicidades o errores en los datos bancarios.
- Datos interpretados de forma inteligente: si la tecnología interpreta los datos asociados a los documentos bancarios de forma inteligente va “aprendiendo” de nuestros patrones de uso, y podremos realizar búsquedas a través de un buscador.
- Integrado con otros procesos productivos y administrativos: si tenemos nuestras herramientas de gestión integrados facilita la toma de decisiones y la posibilidad de dedicarnos a las tareas primordiales de nuestra empresa.
La transformación digital de la empresa es un proceso que debe partir de una planificación sopesada: invertir en las herramientas adecuadas será sólo el primer paso, que debemos apoyar con las metodologías de optimización de nuestro trabajo para conseguir los resultados esperados.
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