Los autónomos debemos guardar para contabilizar cada factura de gasto que hayamos hecho y que tenga que ver con nuestra actividad económica, ya sea para tributar en el IRPF o en el Impuesto de Sociedades.
Según la Ley del Impuesto de Sociedades, los gastos de representación deducibles son aquellos marcados como necesarios para la actividad de la empresa y para generar ingresos de la misma. Ahora bien, en muchas ocasiones, distinguir los gastos de representación y, por ejemplo, los gastos de un viaje, no nos resulta tan sencillo.
Para diferenciarlos correctamente, hay que distinguir dos grupos; los que están relacionados con la captación y el fomento de las relaciones con los clientes, y los que, por otro lado, tienen que ver con la operativa o forma de trabajar de la empresa. Esto deriva a la diferenciación de dos tipos de gastos diferentes, que son los gastos de representación y los gastos de viaje.
Diferencia entre gastos de representación y gastos de viaje
El factor diferenciador de estos dos tipos de gastos es su objetivo. Los gastos de representación, como su propio nombre indica, son los que se producen con el fin de representar a la empresa ante clientes y proveedores. Y los gastos de viaje son los que están relacionados con el desempeño de una acción comercial.
Vamos a detallarlo
Empezaremos por los gastos del viaje o desplazamiento. Estos gastos son los importes derivados de las actividades de un trabajador cuando desempeña su labor en un lugar diferente a su centro de trabajo habitual. Por ejemplo, los gastos que se dan por el desplazamiento de un agente comercial para visitar a un cliente. Además del transporte, incluiríamos los gastos de alojamiento y manutención.
Ahora vamos a por los gastos de representación. Estos son los que el trabajador emplea para promocionar, presentar, o consolidar la relación de la empresa con el cliente o proveedor con la finalidad de conseguir un beneficio comercial o empresarial. Un ejemplo de gastos de representación sería los generados por una reunión con un cliente al invitarlo a comer en un restaurante o un regalo de empresa.
Los gastos de representación según la ley
Los gastos de representación disponen de una regulación específica en el marco legar español por lo tanto, hay que realizar bien esta diferenciación. En la Ley del Impuesto sobre Sociedades, por ejemplo, se especifica los detalles en cuanto a si un gasto de representación es deducible o no. Dicha norma establece que los gastos de representación deducibles son aquellos marcados como necesarios para la actividad de la empresa y para generar ingresos a la misma.
Establece deducciones en los siguientes casos:
- Los gastos por relaciones públicas con clientes o proveedores.
- Los gastos realizados para promocionar, directa o indirectamente, la venta de bienes o la prestación de servicios.
- Gastos que se efectúen de acuerdo con los usos y costumbres respecto al personal de la empresa.
- Gastos que se encuentren correlacionados con los ingresos.
Por tanto, hay varios gastos que podrían encuadrarse dentro de esta definición. Los más comunes son:
- El pago de estancias en hoteles a los clientes.
- Invitaciones a restaurantes para captar a clientes.
- Inscripciones en cursos, jornadas, conferencias, talleres y demás.
- Regalos de empresa.
- Entradas a espectáculos deportivos.
- Entradas a espectáculos culturales y de ocio.
- Invitaciones a sesiones relacionados con el cuidado y bienestar.
¿Hay un límite para los gastos de representación?
En principio, el importe destinado a los gastos de representación deducibles no puede superar al 1% del importe neto de la cifra de negocios dentro del mismo ejercicio.
La diferenciación entre un gasto y otro, como hemos dicho al principio, es la finalidad de las acciones que el trabajador va a realizar. Esto no impide que, en algunos casos, pueda darse cierto grado de subjetividad; por ejemplo, si un trabajador acude a otra ciudad a un curso de formación de la empresa y, aprovechando el viaje, queda para comer con un cliente de la zona, ¿la comida es un gasto de representación o de viaje?
En este caso, es la propia empresa o autónomo quien, haciendo uso de su política de gastos, tiene que situar el gasto en un renglón o en otro.
