Varios profesionales de recursos humanos comparten asuntos que no se deben tratar por o mediante el correo electrónico. Hay algunas cosas que ya sabes que no debes mencionar por este medio de comunicación: las opiniones políticas, cualquier cosa que pueda considerarse acoso sexual y los chismes de las oficinas se encuentran entre las que tienen problemas.
Pero también hay algunos temas menos obvios de los que te convendría mantenerte alejado/a, sobre todo si quieres ser profesional y competente.
Después de todo, los correos electrónicos pueden durar mucho tiempo, y nunca se sabe lo que se puede desenterrar en el camino.
Esto es lo que dicen los profesionales de recursos humanos que debes evitar a toda costa.
Enviar o hablar de tus planes
Todos tenemos planes, recordatorios, efemérides, deseos y demás acontecimientos más o menos personales o profesionales, pero eso no significa que debas hablar de ello en el correo electrónico del trabajo.
Enviar por correo electrónico tus planes para hacer algo al día siguiente no es el más inteligente de los movimientos, sobre todo si tu mensaje cae en las manos equivocadas.
Si bien tu jefe podría entender que explicites tu necesidad de un día libre en persona, hacerlo por escrito te deja en mal lugar. A menos que, por ejemplo, estés realmente enfermo y/o tengas la sensación de que no estarás al día siguiente.
Discutir el desempeño de otra persona
No discutas el desempeño de un compañero de trabajo a menos que seas su jefe y lo estés debatiendo con Recursos Humanos o tu jefe.
No solo es grosero, sino que por correo electrónico no es el lugar para discutir el desempeño de otra persona.
Cualquier asunto emocional
Es mejor mantener cualquier correo electrónico emocional fuera del trabajo.
Es importante que las comunicaciones por correo electrónico se basen en hechos, compartiendo la información que se requiere, pero no a nivel emocional.
Nuestras emociones pueden interpretarse de muchas maneras diferentes cuando no hay tono o inflexión de voz para acompañar las palabras.
¿Y si no puedes mantener tus emociones a buen recaudo? Entonces esa es una conversación que probablemente deberías tener en persona o por teléfono.
Utilizar expresiones de provisionalidad
El lenguaje provisional (tipo «quizás», «tal vez», «probablemente», etc.) no tiene cabida en el correo electrónico.
Expresiones como “¿Podrías devolverme esos documentos el martes, tal vez alrededor de las 3 pm? No te preocupes si no es así»; en su lugar, utiliza algo como: «¿Has tenido la oportunidad de revisar los documentos que envié la semana pasada? Revísalos y devuélvemelos antes del martes a las 3 pm para que podamos mantenernos al día con nuestro plan del proyecto”.
Al comunicarte de manera asertiva y clara en los correos electrónicos de trabajo, proyectarás confianza y competencia.
Compartir información confidencial
A menos que tu jefe diga que está bien compartir un proyecto, mantenlo para ti o para miembros específicos del equipo que trabajan en tu tarea.
Inadvertidamente, compartir información confidencial o de propiedad de tu compañía puede parecer un error inocente, pero puede ser motivo de despido de tu trabajo.
A los millennials en particular les gusta el tema de crowdsourcing, incluso en o para las decisiones. Pero no está permitido preguntarle a un amigo que, por ejemplo, también puede estar consultando cómo resolver un problema de un cliente.
Decir algo negativo sobre tu lugar de trabajo
Incluso si le escribes a tu mejor amigo en la oficina después de un día realmente difícil, nunca debes decir nada negativo sobre tu lugar de trabajo a través del correo electrónico profesional.
Un mensaje a tus compañeros de trabajo sobre cuánto desprecias el trabajo que haces puede llegar fácilmente a tu jefe o gerente.
En todo caso, programa una reunión para hablar con tu jefe sobre tus inquietudes.
Pedir disculpas reiteradamente
Es importante asumir la responsabilidad y pedir disculpas de vez en cuando, pero algunos de nosotros lo hacemos con demasiada frecuencia.
Las mujeres especialmente han sido socializadas para disculparse, postergar y amortiguar sus afirmaciones con frases como, ‘Avísame si no estás de acuerdo’ y ‘Esto es solo mi opinión, pero …».
Pedir disculpas y calificar constantemente tus afirmaciones como estas agrava tu comportamiento y puede llevar a la falta de respeto de tus colegas.
No importa tu género, si abusas de estas frases, desafíate a adoptar un enfoque más directo y conciso.
Hacer una crítica constructiva
Puede parecer más fácil dar una crítica constructiva por correo electrónico, pero a menudo es contraproducente.
Levanta el teléfono, encuentra tiempo para reunirte en persona o habla a través de una videoconferencia. La intención del mensaje es casi siempre diferente al impacto del mensaje, lo que significa que lo que pretendes decir va a llegar a tu audiencia de manera diferente, y probablemente de manera negativa.
Es muy difícil ver comentarios constructivos por correo electrónico y tomados a bien. Por el contrario, has creado toda una serie de nuevos problemas, incluida la falta de confianza.
Y si tienes que dar algún comentario por correo electrónico, mantenlo en tono positivo.
Buscar trabajo u otras oportunidades
Esta es realmente una de las peores cosas que puedes decir mediante el correo electrónico del trabajo y, sin embargo, la gente lo hace todo el tiempo.
No le digas a la gente que estás buscando trabajo o que puedes saber de alguien que quiere irse. Incluso si lo estás pensando, no es una noticia para anunciar.
Hacer referencias veladas
Este sentimiento viene en muchas formas, incluyendo «como ya se señaló . . .” o “como se discutió anteriormente. . .».
Intentar o querer «empujar» algo, sobre todo si está estancado, se está volviendo algo común en el correo electrónico profesional, y es algo que debe evitarse.
Es pasivo, agresivo y un intento velado de culpar de un proyecto que no va como debería. En su lugar, simplemente repite lo que sea necesario repetir y sigue adelante.
