El manual de bienvenida de una empresa es un documento clave para incorporar de forma eficiente a los nuevos empleados.
Con él puedes completar el proceso de onboarding, explicar la cultura de la empresa e informar de todos los aspectos prácticos que los trabajadores necesitan conocer. El manual de bienvenida puede servir de orientación no sólo durante los primeros días o semanas del empleado, sino también como documento de consulta para resolver cualquier duda en el largo plazo.
Para escribir un manual de bienvenida eficiente te recomendamos seguir los siguientes 7 consejos:
1 – Hazlo personal. Todos los nuevos empleados quieren sentirse especiales y es importante que hagas un esfuerzo por dar la bienvenida a todos y cada uno de ellos de forma individualizada. Para ello, puedes escribir el nombre de la persona al principio del manual de bienvenida, incluir una carta escrita por el director de la compañía o cualquier detalle que tenga que ver con la vida personal del nuevo empleado. Si lo puedes hacer transmitiendo positivismo y energía, mejor que mejor.
2 – Sé directo y conciso. Muchos manuales de bienvenida cometen el error de ser largos y aburridos. El resultado es que los empleados los meten en un cajón y no los leen nunca. Asegúrate de incluir sólo lo necesario (enlaza a la versión web de otros documentos más largos si es necesario), de mantener un estilo directo y sencillo y de evitar repeticiones. Tus empleados lo agradecerán.
3 – Explica la historia de tu empresa. Es importante que los empleados conozcan la historia de la compañía, a sus fundadores (incluso el organigrama), las particularidades de la empresa y la cultura corporativa. Los trabajadores tienen que estar identificados con el proyecto (misión, visión y valores) y sentir que pertenecen a su nueva organización. Utiliza el manual de bienvenida para avanzar en esta dirección y resaltar los aspectos más importantes de tu empresa.
4 – Incluye información útil y práctica. Recuerda que este documento debe estar repleto de información útil y práctica sobre la compañía y el día a día de los trabajadores. Puedes incorporar información sobre aparcamientos cercanos, teletrabajo, números de teléfono y extensiones dentro de la oficina, equipos informáticos, bonos de comida, seguros, acceso a servidores, contraseñas, horarios de la oficina, particularidades del contrato de trabajo, la solicitud de una baja por enfermedad, la fecha en la que se cobra la nómina, los días de vacaciones o cualquier otro proceso administrativo o logístico. El objetivo es que el manual de bienvenida pueda resolver cualquier duda y permita a los empleados comenzar a trabajar cuanto antes.
5 – No te olvides de la ley. Empresas y empleados deben cumplir una serie de requisitos legales que debes incluir en tu manual de bienvenida. Piensa en cuestiones relacionadas con la seguridad, la prevención de riesgos laborales, la salud de los empleados, reconocimientos médicos, políticas de compliance, la confidencialidad de datos o cualquier otro tema particular de tu sector. Asegúrate de incluir toda esta información en el manual de bienvenida para evitar males mayores en el futuro.
6 – Hazlo divertido. No hay nada peor que un manual de bienvenida aburrido. Asegúrate de hablar el mismo idioma que los empleados, de conseguir su engagement y participación y, si es posible, de incluir técnicas de gamificación. No sólo lograrás que los recién incorporados lean con entusiasmo el manual de bienvenida, sino que transmitirás una imagen de modernidad e innovación que se contagiará entre los nuevos empleados.
7 – Pide feedback. Si quieres mejorar tu manual de bienvenida, no te olvides de pedir feedback al final del documento o en cualquier comunicación que envíes al respecto. Quienes mejor saber lo que necesitan son precisamente los nuevos empleados que se incorporan a sus puestos de trabajo. ¿Qué información necesitan? ¿Cuáles son sus principales dudas? ¿Cómo puedes mejorar el documento para que sea todavía más útil para los empleados? Recaba toda esta información y lograrás la mejora continua de tu manual de bienvenida (y de todo tu proceso de onboarding).
