El método de difusión usado por los representantes de ventas para una primera conexión hace que haya diferencias significativas en las tasas de respuesta. En lugar de decidir si llamar o enviar un correo electrónico basándote en preferencias personales, sigue estos consejos.
Ante la pregunta ¿teléfono o correo electrónico?, si bien hay algunos consejos que pueden ayudarte a decidir, los responsables de ventas deben saber el gran esquema de una contratación a través del teléfono y del correo electrónico. Sin embargo, muchas veces tienes que tomar una decisión entre ambas opciones.
Al decidir entre tratar una gestión por teléfono o correo electrónico, los siguientes cuatro factores pueden ser una buena guía.
Hora y día de la semana
En primer lugar, consultar el calendario y el reloj. Estadísticamente, en el teléfono suben las tarifas y el coste de contacto a medida que avanza el día y conforme avanza la semana. Ello también es debido a que resulta más difícil que una persona conteste a tu llamada cuando está en plena vorágine de trabajo.
Debido a ello, por eso se recomienda llamar hacia el mediodía y, entre los días de la semana, mejor los jueves y viernes.
Pero ¿qué pasa si no hay respuesta ni en estos plazos? Deja un mensaje de voz. Las tasas de respuesta a mensajes de voz también aumentan con el avance horario y del día de la semana.
Por otro lado, el intervalo de tiempo ideal para enviar un correo electrónico es más corto pero más frecuente. Así como se pueden enviar correos electrónicos durante todo el día, hay que tener cuidado de no hacerlo cerca de las horas punta, ya que estos espacios se corresponden con personas que tienen que salir o ir a reuniones.
En cambio, ¿qué hacen estas personas con los minutos que tienen entre tarea y tarea? Mirar el correo electrónico en sus teléfonos inteligentes. Si sincronizas tu correo electrónico con el tiempo en que el cliente es más probable que revise su bandeja de entrada, tu mensaje aparecerá en la parte superior en lugar de estar debajo de otros.
La importancia del asunto
¿Cuál es tu objetivo para ese contacto? ¿Para organizar una reunión? ¿Obtener más información? ¿Realizar una venta? Pensar en esa pregunta y su importancia te ayudará a determinar si vas a llamar o lo harás por correo electrónico.
Si es importante, requiere más compromiso a la hora de hacer algo: solicitud de reuniones, presentación de producto, etc. Si el objetivo no es importante, puedes buscar información indirecta del comprador, por ejemplo a través de alguna referencia.
Una vez que sabes tu fin y has determinado si es importante o no, es fácil elegir entre una llamada o un correo electrónico. Si es importante, levanta el teléfono, porque se requiere más perspectiva y el empleo de tus habilidades de cierre para garantizar un «sí». Y es mucho más fácil persuadir a través de una llamada telefónica, ya que se puede responder y alisar las objeciones en tiempo real.
Pero si el asunto no es importante, se puede redactar un correo electrónico, que vendrá a satisfacer ese contacto con unas pocas líneas de texto.
Resulta interesante constatar que la mayoría de vendedores hacen el enfoque opuesto: piden a sus clientes reuniones a través de correos electrónicos y dejan las cuestiones sencillas para las llamadas de teléfono. ¿Por qué? Porque tienen miedo de ser rechazados a la hora de abordar sus objetivos por teléfono.
No dejes que el miedo bloquee el camino para conectarte con un cliente. Dale la vuelta a esta ecuación y verás subir las tasas de respuesta.
El nivel jerárquico del destinatario
¿A qué nivel del organigrama nos queremos dirigir?
Independientemente de si la persona que tratas de contactar es un mando superior, intermedio o inferior, lo mejor es hacer un intercambio de correos electrónicos y, luego, apoyarse en el teléfono, sobre todo en los casos de gerencia o superiores.
Además, los profesionales de menor nivel a menudo no están en despachos u oficinas, si no viajando, trabajando en grupos, participando en reuniones y así sucesivamente. Por lo tanto, es mucho más probable conectar con una persona de este nivel a través de un canal como el correo electrónico.
El tipo de contacto
La personalidad del interlocutor también incide a favor de un estilo de comunicación u otro. La preferencia depende de múltiples factores: su edad, la naturaleza de su trabajo, su actividad y más cosas.
En general, los millennials suelen comunicarse más por correo electrónico que por teléfono; lo que habrá que tener en cuenta a la hora de negociar con personas jóvenes.
Puedes encontrar clientes que están más dispuestos a hablar por teléfono, porque es a lo que están acostumbrados. Sin embargo, para los puestos de trabajo internos puede resultar más cómodo enviar correos electrónicos.
Por último, en el caso de las empresas más tradicionales, por lo general, están acostumbradas a las llamadas telefónicas.
Seguimiento
Estos cuatro criterios hacen mucho más fácil escoger entre correo electrónico y una llamada para tus contactos. Pero ¿qué pasa con el seguimiento?
En general, el principio y el final de cada contratación o venta debe ser por teléfono, ya que es donde se tratan los asuntos importantes, como son abrir y cerrar un trato. En el medio, las repeticiones deben -como regla- optar por el correo electrónico.
