Siempre es mejor asumir que quien sea al que estés enviando correos electrónicos tiene cosas más importantes que hacer que responder a tu mensaje.
Como receptor, no hay nada más molesto que recibir un correo electrónico que asume que estarás pendiente de los tiempos marcados por el remitente, incluso cuando el asunto sea conveniente o beneficie al mismo.
Por supuesto, estos son solo algunos de los muchos aspectos que se deben tener en cuenta al escribir un correo electrónico que espera respuesta. Lo que obliga a asegurarse de expresar el interés del receptor en responder.
Pero hay más recomendaciones a considerar antes de enviar tu próximo correo, especialmente si necesitas una respuesta con urgencia.
Tan fácil para el destinatario como sea posible
Muchas personas tienen problemas para administrar sus bandejas de entrada tal como están de ocupadas. Así que para que valga la pena su tiempo para responder a tu seguimiento, es importante que el remitente haga todo el trabajo que pueda de su parte antes de presionar «enviar».
Si una persona no respondió a tu correo electrónico la primera vez, volver a enviar el mismo mensaje probablemente no obtenga mejores resultados.
No des más trabajo al destinatario
Como receptor, no hay nada más frustrante que tener que buscar en la bandeja de entrada para averiguar a qué se refiere el remitente antes de que pueda responder. En días ocupados, estos son los tipos de correos electrónicos que se tienden a ignorar. Si no te tomas el tiempo y la atención necesaria para facilitar al receptor tu mensaje, en realidad le estás enviando una señal de que no vale la pena perder su tiempo con tu correo.
Sé cortés y respetuoso del tiempo del destinatario
No hay nada de malo con el seguimiento o espera de respuesta de correos, pero hay algo incorrecto en hacerlo demasiado pronto y escribir correos electrónicos de manera que parece que dicen: «No tengo respeto por tu tiempo». Ciertas personas envían algo un viernes y luego insisten el lunes, lo que es ridículo, incluso si el receptor estuviera interesado.
Hay que dejar un espacio para que el destinatario se comunique contigo, así como comprender que también tiene otras prioridades que probablemente sean más importantes que tu correo electrónico. No tienes derecho a recibir una respuesta de otra persona que, como tú, podría estar demasiado ocupada con sus propias tareas como para lidiar con la tuya.
Puedes comenzar tu mensaje con: «Sé que tienes un horario agitado, pero me pregunto si has tenido tiempo de considerar mi pedido. . . ?» o algo similar. Reconocer que entiendes que el receptor está haciendo malabares con una gran cantidad de tareas, de las cuales tu pedido es solo una pequeña consideración, siempre ayuda.
No seas innecesariamente agresivo en la urgencia
«Desde que envié mi correo hace más de una semana, supongo que no está interesado, pero por si acaso …». Si estás utilizando alguno de estos enfoques para dar seguimiento a tu solicitud, entonces la táctica probablemente sea contraproducente. Los correos electrónicos con tonos pasivo-agresivos no sientan bien.
Tampoco marcar tu correo electrónico como de alta prioridad sin más. Esto debe hacerse con moderación y solo en casos reales de urgencia. Mejor que marcar un correo electrónico como de alta prioridad, conviene usar una línea de asunto descriptiva que enfatice la urgencia del mensaje.
Incluir detalles y una llamada a la acción en tu línea de Asunto
Si el destinatario es alguien que recibe muchos correos electrónicos, es probable que no lea todos y cada uno de ellos. En cambio, es más probable que hojee la línea de asunto y solo haga clic en los que le parezcan importantes. Los que no, probablemente no los leerá o quedarán relegados a la basura.
No pongas como Asunto algo vago o genérico
Para llamar la atención del destinatario/a, tendrás que pensar un poco en qué es exactamente lo que esperas obtener de su respuesta, y encontrar una manera de articularlo en tu línea de asunto. El destinatario debería saber exactamente de qué trata tu correo electrónico solo leyendo el asunto, de manera similar a un titular en un periódico.
Envía tu correo electrónico solo a la persona interesada
Puede ser tentador enviar correos electrónicos a varias personas en ese equipo, sobre todo si una persona no está respondiendo al mismo; pero el uso excesivo de este enfoque no es profesional y solo debe utilizarse como último recurso.
Cuando envíes un correo electrónico, pregúntate quién necesita recibir la información que has preparado y solo envíasela a esas personas. Si esto no está claro, hazte la pregunta: «¿Elegiría a esta persona para hablar sobre lo que voy a enviar?» Si la respuesta es no, entonces ¿para qué le vas a enviar un correo electrónico?
