Como autónomo, debes revisar las condiciones bajo las cuales aceptas un nuevo trabajo. ¡Aceptar proyectos que no deberías podría causarte pérdidas en lugar de ganancias!
Pero, ¿cuáles son esas condiciones?, ¿qué debe cumplir ese proyecto antes de ponerte manos a la obra?
Te lo contamos a continuación.
Analiza los gastos operativos de cada proyecto
Para evitar perder dinero con proyectos poco rentables, nunca presentes tu oferta sin revisar antes tus tarifas.
Piensa no sólo el tiempo que vas a destinar al proyecto, sino también los recursos que necesitarás. También debes tener en cuenta tus gastos de vida ya que mientras dure el proyecto deberás comer, moverte, etc.
Desde luego, tales gastos deberían estar contemplados previamente en tu tarifa. Por eso es importante revisar regularmente los precios del mercado para entender cuánto te está costando en realidad un proyecto.
Siempre es buena idea consultar al cliente qué presupuesto dispone para invertir pero no debes aceptarlo si no cubre tus gastos.
Detalla por escrito las condiciones del proyecto
Antes de aceptar cualquier nuevo trabajo, asegúrate de que tanto tú como tu cliente tenéis claras las condiciones del servicio. Redacta una propuesta de trabajo detallando qué es lo que harás, en cuánto tiempo, qué incluye (y qué no incluye) y los cambios que se pueden solicitar.
Evita comenzar a trabajar sólo con una aprobación verbal de la oferta presentada.
Tu cliente debe dar por aprobada tu contratación por escrito, ya sea mediante una orden de compra, una oferta firmada o, en última instancia, un correo electrónico donde acepta el detalle de lo que propones.
También puedes crear presupuestos detallados en los que describas, además del servicio y su coste, las condiciones de pago y de trabajo.
Si el cliente lo acepta, siempre por escrito, tendréis un acuerdo establecido que rija vuestra colaboración.
Con anfix, por ejemplo, crear estos presupuestos no te llevará más de un minuto y podrás utilizar tu propia plantilla personalizada.
Además, desde la propia herramienta podrás enviar el presupuesto por email a tu cliente y almacenar toda la conversación sobre el mismo así como su aprobación final. Y en el caso de que finalmente sea aceptado, tan solo necesitar hacer un clic para convertirlo en factura. Así ahorrarás tiempo y tendrás todo el control en tus manos.
Y todo ello, ya sea desde tu ordenador o desde tu propio smartphone. Mira:
Recuerda: deja siempre por escrito tus condiciones. Esto te ahorrará malos entendidos en el futuro o que te pida cosas que están fuera del presupuesto y que te suponen gastos adicionales.
No te olvides de acordar los plazos de pago y anticipos
Aunque es habitual recibir un anticipo a la hora de comenzar un proyecto, podría ocurrir que un cliente insista en pagarte el 100% al finalizar el trabajo.
Cuando el cliente es una empresa, suele haber un contrato de por medio donde se establece el plazo determinado de pago. Pero en el caso de las personas físicas, contar con un contrato es más difícil y es preferible no aceptar comenzar el trabajo sin un anticipo.
De esta forma, eliminarás la posibilidad de perder tu tiempo y gastar recursos en un proyecto que el cliente abandone o, en el peor de los casos, que cancele su compromiso contigo y se quede con tus ideas sin pagarte.
No entregues avances importantes (y mucho menos el trabajo final) sin estar seguro de que se te pagará por ello.
Por ejemplo, si eres diseñador o fotógrafo, procura enviar avances de baja resolución y a ser posible, incluye marcas de agua con tu logo.
Una manera de trabajar proyectos sin anticipo, pero con el pago asegurado, es utilizar una plataforma de trabajo online, ya que estas suelen utilizar un sistema de pago en garantía, también conocido como escrow.
Puedes pedir a tu cliente que el proyecto se gestione a través de una plataforma. Existen algunas como SoyFreelancer.com, que son 100% en español, por lo que pedir ayuda es más fácil en caso de que quieras saber más.
Dentro de dichas plataformas hallarás, además, otros proyectos para trabajar.
No te la juegues: define las condiciones del trabajo antes de empezar.
Envía tu factura nada más terminar para acelerar el tiempo de cobro
Es una fórmula sencilla pero muy efectiva: cuando antes factures los proyectos, antes los cobrarás.
Si el cliente recibe la factura según entregas el trabajo, será mucho más fácil que en ese momento realice la orden de pago.
En cambio, si te retrasas varios días es más probable que se relaje y él también se tome su tiempo para hacer la transferencia.
Por eso, debes actuar casi como una máquina: cerrar proyecto, facturar; cerrar proyecto, facturar. Así siempre.
De este modo, cobrarás antes y evitarás posibles olvidos.
Eso es lo ideal pero…
Sabemos que a la hora de la verdad, la facturación es una tarea tediosa y que muchas veces se concentra en un día o dos al mes.
Sobre todo cuando uno es freelance y se encarga de gestionar la facturación, los impuestos, el trato con el cliente, los propios proyectos…
El secreto para facturar rápido y fácil, y así cobrar antes, es utilizar un programa de facturación.
Invirtiendo una pequeña cantidad al mes, conseguirás ahorrar mucho tiempo y ser más eficiente.
Estos programas están configurados para crear y enviar facturas en pocos minutos desde cualquier lugar.
Con anfix puedes hacer tu facturación en apenas unos clics e, incluso, desde tu propio móvil (ya seas de Android o iOS). El proceso es cómodo, rápido y podrás hacerlo desde cualquier lugar siempre que tengas Internet.
Para crear tus facturas solo tendrás que coger tu plantilla, seleccionar el cliente en cuestión y añadir los servicios y su importe. anfix rellena por ti el número de factura, la fecha y calcula los impuestos y el importe total.
Con este sistema cualquiera puede facturar rápido y cobrar antes.
Evita errores en la generación de tus facturas para no tener que repetirlas
Un error en la factura puede provocar grandes retrasos en el cobro de la misma o que, incluso, nunca llegue a cobrarse.
Sabemos que errar es humano y que teclear el NIF, la dirección del cliente… cuando se va con prisas puede dar lugar a pequeños fallos u olvidos.
Por eso, te recomendamos confiar en una tecnología precisa y fiable para hacer tus facturas.
¿Por qué?
Esta introducirá los datos por ti y así te aseguras de que no habrá errores.
En el caso de anfix, podrás dar de alta a tus clientes de forma sencilla. Solo tienes que empezar a escribir el nombre de la empresa a quien quieres facturar y automáticamente el programa se conectará con el Registro Mercantil para consultar e incorporar los datos fiscales de tu cliente. Fácil, rápido y muy cómodo.
De este modo, estos siempre estarán actualizados y no habrá errores posibles.
Facilita la comunicación con el cliente y guarda todas las conversaciones
Una vez enviada la factura, es posible que tu cliente tenga comentarios o que necesite que le expliques alguna cuestión.
Es importante que la comunicación sea fluida y que, además, todo quede por escrito. Como te comentábamos arriba, es importante guardar las conversaciones con tu cliente.
Aunque lo habitual es mantener estas conversaciones a través de largas cadenas de emails, no es lo más operativo.
Con este método la comunicación es lenta, poco eficaz y si algún día queremos revisarla tendremos que rebuscar entre cientos de emails.
Lo mejor para resolverlo es utilizar un chat en directo.
¿Cómo?
Los programas de facturación como anfix ofrecen la posibilidad de crear chats con el cliente asociados al documento o factura que se están revisando.
Así, podrás hablar con tu cliente de forma ágil y resolver rápido todas sus dudas.
Con anfix, además, todas las conversaciones se quedan guardadas junto a la factura para que puedas tener todo junto y consultarlo fácilmente cuando lo necesites.
Cuando antes resuelvas las dudas del cliente, antes aprobará la factura y hará la orden de pago.
Haz un seguimiento de cada factura emitida
Casi más tedioso que emitir facturas es hacer el seguimiento de cada una de ellas.
Porque sí, hay clientes que pagan rápido y bien. Pero otros se retrasan, hay que enviarles recordatorios… y esperar a que respondan.
Hacer el seguimiento de las facturas emitidas es un trabajo de por sí.
Debes controlar: quién te ha pagado y quién no, qué plazos están a punto de vencer, enviar recordatorios por email…
Es una tarea necesaria pero que requiere mucho tiempo y esfuerzo.
Sin embargo, por suerte, la tecnología puede encargarse de ello.
¿Quieres saber cómo?
Hoy en día, los programas de facturación, llevan un control de las facturas cobradas, pendientes…
De un vistazo podrás ver el estado de cada una de tus facturas emitidas y tomar decisiones.
Con anfix es posible saber el momento exacto en el que el cliente recibe el email y abre la factura.
De hecho, recibirás notificaciones en tu móvil o smartwatch.
Con esta información, podrás tener un mayor control sobre tus ingresos y tomar acciones para recibir el cobro de tus facturas pendientes.
Automatiza la generación de tus facturas periódicas
Si trabajas habitualmente con un cliente y cada mes le cobras el mismo importe por los mismos servicios, te encontrarás probablemente repitiendo la misma factura una y otra vez.
Una forma de garantizar el cobro y ahorrar tiempo es programar la generación de facturas periódicas.
En anfix puedes hacerlo de forma sencilla: solo tienes que configurar el importe y la fecha en la que quieres que se genere la factura a tus clientes.
Así, te aseguras el cobro de la factura cada mes, sin errores ni olvidos.
BONUS: consejos para mantener tu economía a salvo
Por último, queremos entregarte una serie de consejos vitales para mantener sana tu economía como freelance:
No te sobrecargues con trabajo
Si aceptas más de lo que puedes manejar por no dejar ir al cliente, podrías comenzar a incumplir con los clientes. Es preferible decir no a tiempo, que aceptar un trabajo en el que no podrás cumplir los plazos. Cuida este detalle para no apresurarte demasiado con cada proyecto. Dedica el tiempo necesario a cada uno, ya que un cliente bien atendido es un cliente que regresa.
No gastes tu dinero antes de ganarlo
Aunque te hayan dicho que van a darte varios proyectos o incluso cuando ya tengas firmado un contrato que asegure que será así, no te apresures a gastar hasta no haberlo cobrado. Lo que menos necesitas es una deuda pendiente.
Ahorra
El consejo del ahorro nunca está de más para nadie, pero en especial si eres autónomo. Guarda siempre un porcentaje de lo ganado para temporadas bajas o una emergencia. De ser posible, ingresa tus ahorros en una cuenta bancaria de la cual no tengas tarjeta para el cajero automático, así no lo sacarás con cualquier excusa.
Mantén un fondo disponible
Incluso si estás ahorrando para comprar algo, no gastes el 100% de tus ahorros, guarda siempre algo de dinero.
En síntesis, define bien los términos de tus contratos, evita los malos clientes y sé cuidadoso con tus finanzas para evitar perder dinero al trabajar como autónomo y así asegurar tu éxito económico.
