Todo el mundo anda siempre ocupado con reuniones y más reuniones. Pero, ¿sabes realmente cuál es la forma más productiva de reunirse?
Existen muchas formas de hacerlo, desde reuniones de grupo o equipo, reuniones de dos personas o teleconferencias.
Sin embargo, de acuerdo con la profesora de la escuela de negocios de Harvard, Nancy Koehn, solo en los Estados Unidos, se organizan cerca de 2.000 millones de reuniones inservibles. Esto equivale a 37.000 millones de dólares al año de coste para la economía de los Estados Unidos.
También se sabe que casi dos de cada tres, es decir más de la mitad, de las reuniones a las que vas a asistir son simplemente una pérdida de tiempo.
¿Cómo puedes maximizar el valor de tu tiempo?
Pues no aceptando todas las solicitudes de reunión que lleguen a tu bandeja de entrada. Para ello debes descifrar el objetivo de la reunión, las personas que van a asistir a la reunión y el ámbito de su trabajo y sus proyectos. ¿Consideras que la reunión es relevante para ti? ¿Es la reunión relevante para todas las personas invitadas? O ¿puede que baste con que hablen con otro compañero de trabajo sobre este tema?
¿Son todos los temas relevantes?
Una forma de averiguar si la reunión a la que vas a asistir es realmente relevante, consiste en desglosar los puntos del día. Si no puedes pensar en ningún punto a tratar, la reunión no tiene ningún sentido. Si no hay nada que comentar, ¿para qué reunirse?
Los tiempos son clave
Así que ten también en cuenta las horas en concreto para organizar la reunión. Si la finalidad de la reunión es tomar decisiones con respecto a un proyecto, asegúrate de que cuentas previamente con toda la información necesaria para compartirla y comentarla con las demás personas que asistan a la reunión. Si te das cuenta de que no vas a contar con toda la información necesaria para la reunión de un día, posponla y reprográmala para el día en el que estés seguro de que contarás con toda la información.
Cómo cancelar una reunión
Acabas de decidir que una reunión no es lo suficientemente relevante para ti, o quizás no de momento, o tal vez nunca. ¿Cómo cancelar o reprogramar una reunión?
Puedes enviar un correo electrónico. Sin embargo, como bien es sabido, recibimos demasiados correos electrónicos al día y puede que estos se extravíen en el fondo de las bandejas de entrada. El simple hecho de cancelar una reunión de la agenda y tener que notificar a los demás resulta algo incómodo.
La forma más adecuada de hacerlo es llamando por teléfono o en persona (cuando se trata de un compañero de trabajo), haz una llamada primero y después borra la reunión de tu calendario.
Cómo aprovechar al máximo tus reuniones
- Una vez hayas determinado que la reunión a la que vas asistir es relevante, aprovéchela al máximo.
- Establece las horas para organizar la reunión, de modo que puedas saber con cuánto tiempo cuentas para sacarle todo el partido.
- Igualmente, existen varias aplicaciones y herramientas de software que pueden ayudarte a tener una reunión realmente productiva.
- Quizá sea buena idea tener la reunión de pie, de modo que nadie se ponga demasiado cómodo y todo el mundo siga el orden del día.
- Organiza tus reuniones durante el día para asegurarse de que los niveles de energía son los más altos.
- Intenta implementar una cultura de reuniones en tu empresa, para conseguir que “las narices de todos estén apuntando en la misma dirección”, como dicen los holandeses.
- Ah, no hay nada como la típica charla de jefe para romper el hielo durante estos tensos momentos.
