El fin de las vacaciones de verano supone el arranque de un nuevo ciclo y una oportunidad para instaurar nuevos hábitos y cambios favorables en la gestión de una pequeña y mediana empresa. En muchas ocasiones, la habilidad de reducir costes operativos sin sacrificar la eficiencia puede ser determinante para la supervivencia de un negocio.
Contrariamente a lo que muchas veces se cree, ahorrar en el día a día de una pyme no tiene por qué traducirse en una peor calidad de un producto o servicio o en una gestión más deficiente de los recursos humanos. Descubre en este artículo cómo hacer más con menos:
Aprovecha tu fuerza laboral actual
Septiembre suele ser un mes de entrada de proyectos y en el que tanto clientes como proveedores comienzan a enviar emails, pedir presupuestos y programar nuevas acciones y propuestas. En cuanto llega el primer correo a la vuelta de las vacaciones toca ponerse las pilas, y es muy frecuente que las pymes tengan la tentación de atraer nuevos profesionales.
Aprovechar el talento de tu plantilla actual tiene muchos beneficios: la curva de aprendizaje se reduce, no hay que inculcar la cultura corporativa desde cero y el periodo de prueba desaparece. Además, esto permite trabajar a un buen ritmo pero sin sobrecargar a los empleados de trabajo siendo flexible a la vez que responsable.
Reduce el papeleo
Las pequeñas y medianas empresas orientadas a la venta al público, pero especialmente las que se dedican al B2B, dedican una cantidad considerable de recursos a generar y hacer seguimiento de pedidos, facturas y tickets. Se trata de tareas que reducen la productividad y quitan tiempo de otras actividades más importantes para mantener el negocio, como vender o buscar nuevos clientes y proveedores.
Una de las iniciativas que puedes llevar a cabo es facilitar a los miembros de tu equipo una tarjeta de empresa para abonar sus gastos de representación. Las tarjetas de empresa incorporan ahora servicios de alertas, fijación de límites por operación o por tipo de comercio -en restaurantes y hoteles sí pero en gasolineras no, por ejemplo- así como por días y por horas -de lunes a viernes y durante el horario laboral-.
Todo ello facilitará el seguimiento y evitará que alguien haga un mal uso de su tarjeta. Y además de demostrarles tu confianza y aumentar su motivación, lograrás un doble objetivo: comprobar en todo momento los pagos que realizan y, además, saber dónde gastas y en qué para gestionar mejor tu flujo de caja. Al final del año fiscal, cuando los miles de tickets hayan desaparecido y puedas descargar electrónicamente todos los movimientos, agradecerás haber confiado en tu plantilla.
Racionaliza el espacio de trabajo
Asegúrate de que tu empresa utiliza todo el espacio físico que necesita. Si sobra, considera la opción de compartirlo con otras. El coworking es una buena alternativa para reducir costes en el alquiler y suministros básicos y además te ofrece la posibilidad de compartir experiencias, recursos y, por qué no, potenciales clientes. La unión hace la fuerza, así que quién sabe, quizá encuentres a un nuevo compañero de viaje y ambos seréis más competitivos.
Negocia precios
Nunca hay que renunciar a negociar o buscar un precio más bajo en cualquier tipo de producto siempre que la calidad del mismo sea aceptable para tu negocio. Lo peor que puede pasar es que digan que no y tengas que aceptar el importe original.
Pregunta y compara. Afortunadamente, las nuevas tecnologías han hecho este proceso más sencillo que nunca. Con cualquier dispositivo con acceso a internet es posible acceder a las web de diferentes proveedores de cualquier parte del mundo, seleccionar los productos y proceder al pago. En la mayoría de los casos solo será necesario indicar un nombre, una dirección postal y una tarjeta de empresa. El producto y la factura te llegarán cómodamente.
Programa tus viajes con antelación
¿Recuerdas la feria de principios de enero a la que siempre acudes? Si este año también vas a ir, no lo dejes para última hora. Encontrar la mejor tarifa lleva tiempo y planificación. Comprando con suficiente antelación se pueden conseguir importantes descuentos. Si esperas al mes de octubre para comprar tus billetes con destino nacional pagarás un 21% más que si lo haces, por ejemplo, en agosto. Si decides viajar a algún destino europeo, lo recomendable es que hagas tu reserva lo antes posible pues esperar al mes de diciembre incrementará el precio del billete en torno a un 15%.
Estas simples recomendaciones aumentarán la capacidad de previsión y eficacia de tu empresa y contribuirán a crear un mejor ambiente de trabajo, encontrando más y mejores oportunidades de crecimiento y, lo más importante, hacer más con menos.
