Según el artículo 221 del Reglamento Notarial se consideran escrituras públicas, además de la escritura matriz, todas las copias de esta misma expedidas con las formalidades del Derecho.
La expedición de las copias solamente puede hacerlas el notario en cuyo poder este legalmente el protocolo, bien por ser titular de la notaría o porque esté como sustituto. Tienen derecho a copia, además de cada uno de los otorgantes, todas las personas favorecidas en la escritura o póliza (en cuyo caso hablamos de testimonio) y quienes acrediten, a juicio del notario, tener interés legítimo en el documento.
Las copias pueden ser totales o parciales y se expiden a instancia de los otorgantes del documento. Cuando se expide una primera copia, dependiendo del contenido del documento, se debe indicar si tiene carácter ejecutivo o no.
Tanto la copia autorizada en papel como la copia electrónica, a la que luego me refiero, deberán reproducir o trasladar fielmente el contenido de la matriz o póliza, y al pie o margen de la escritura matriz se anotará la expedición de la copia, haciendo constar su clase, carácter, persona para quien se ha expedido, fecha y número de folios.
En relación a las denominadas copias electrónicas el artículo 17.3 de la Ley del Notariado indica que se pueden expedir y remitir electrónicamente, con firma electrónica avanzada, por el notario autorizante o por quién le sustituya legalmente, para su remisión a otro notario o a un registrador o a cualquier órgano de las Administraciones Públicas o jurisdiccional, siempre en el ámbito de su respectiva competencia y por razón de su oficio. En la expedición de las copias autorizadas electrónicas se hará constar expresamente la finalidad para la que se expide, (siendo sólo válidas para dicha finalidad), y su destinatario. En cuanto a las clases, también pueden ser totales o parciales, pero en ellas no se distingue entre primera y segunda. Las copias simples electrónicas podrán remitirse a cualquier interesado cuando su identidad e interés legítimo le conste fehacientemente al notario.
