Desde la entrada en vigor del actual Reglamento de Facturación, la única forma válida de rectificar una factura con errores es emitiendo una factura rectificativa.
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La emisión de la misma puede deberse a múltiples motivos: numeración errónea de la factura inicial, fecha incorrecta, errores en los datos del emisor o del destinatario, en el concepto o en el importe, cuota o tipo de IVA mal aplicado….
Rectificar una factura o anularla no es lo mismo, aunque con frecuencia se acude a emitir facturas negativas sin pararse a pensar si son válidas o no. De hecho, esta práctica suele deberse a operaciones fraudulentas, como el traslado de un IVA de un trimestre a otro o la cancelación de un ingreso que no nos han abonado. Veamos en que consisten ambos conceptos y cuándo utilizarlos.
Cómo rectificar los datos identificativos de una factura
Si apreciamos un error de los que acabamos de enumerar, tendremos que emitir una nueva factura o documento sustitutivo. Debemos hacer constar de forma visible que se trata de una factura rectificativa, que llevará una serie numérica diferente a la principal. Pondremos los datos correctos e indicaremos en el concepto cuál es el número y la fecha de la factura a la que modifica y cuál es el motivo de la modificación.
Por ejemplo, si en la factura original hubiéramos puesto mal el NIF del destinatario, señalaremos en el concepto “rectificación por NIF incorrecto del destinatario”.
Remitiremos esta nueva factura a nuestro cliente, que deberá conservarla adjunta a la inicial, pero tomando como válida la última.
Cómo rectificar el importe de una factura
Si la rectificación afecta al importe, al tipo de IVA o las cuotas de IVA, podemos hacer la rectificación de dos formas:
- Indicando en la factura rectificativa tan solo el importe de la corrección (por ejemplo, si la factura inicial está mal sumada, pondremos en la rectificativa el importe que hay que añadir o restar para que la suma sea correcta. Ese importe irá con signo positivo o negativo, dependiendo del caso).
- Indicando el importe correcto directamente. En este caso, deberemos incluir en el concepto las cantidades erróneas de la factura anterior que pretendemos rectificar.
Cuándo anular una factura
La anulación de una factura, es decir, la emisión de una factura negativa tan solo podrá darse por motivos diferentes a los anteriores y siempre que exista una justificación. Sería el caso de una devolución de un producto, por ejemplo, o la cancelación de un servicio cobrado por anticipado que no se llegó a realizar.
Nunca puede hacerse una anulación para emitir una nueva factura por la misma operación.
