La productividad mide el desempeño de las empresas a la hora de ofrecer productos y servicios en función de sus recursos disponibles, y tener la aproximación apropiada es esencial para construir un negocio sólido.
En otras palabras: a mayor cantidad de producción y menor sobrecarga, más beneficios.
Revisar la forma en que los empresarios -e incluso los empleados- trabajan, qué herramientas utilizan en la gestión de la organización, y qué medidas pueden tomar para crear un entorno adecuado y asegurar una buena gestión del tiempo son elementos esenciales para asegurar una mayor productividad.
¿Qué puedes hacer para conseguirlo? A continuación una serie de consejos:
Di adiós a las tareas repetitivas
Uno de los mayores desafíos para las empresas son los trabajos repetitivos, que consumen mucho tiempo y que te distraen a ti y tus empleados de aquellos que son mucho más importantes para el negocio, como vender los productos y ganar clientes. Las finanzas y el pago de impuestos y a los proveedores son ejemplos paradigmáticos.
Estos pueden sobrepasar a cualquiera; y registrar o controlar todas la facturas, gastos o tiques es una tarea en sí misma. Para hacer más fácil tu vida como empresario, necesitas simplificar todo el constante papeleo.
Abordar adecuadamente dichas tareas rutinarias, como el pago de facturas a proveedores, es primordial para aumentar la productividad. Hay decenas de formas para ahorrar tiempo y ganar en productividad en el corto y medioplazo, como la domiciliación directa de los pagos a proveedores en una cuenta bancaria e incluso el pago directo con tarjeta de empresa.
No quieras ser multitarea
No te engañes. La multitarea es un mito y no todos podemos ser buenos en todo. Según publicó la revista Forbes hace poco más de un mes, todo apunta a que solo el 2% de la población es buena haciendo multi-tasking.
A fin de cuentas, indica la publicación norteamericana, lo único que conseguimos es saltar de cometido en cometido sin lograr ser eficientes en nada. De hecho, existen estudios que muestran cómo esta forma de trabajar puede reducir la productividad hasta en un 40%.
En las pymes españolas es muy común que una o varias personas hagan labores de naturaleza muy dispar a lo largo del día. Quizá sea inevitable en negocios pequeños e incluso medianos pero puede llegar a convertirse en un riesgo para la productividad si no se aborda debidamente.
Centrarse en objetivos específicos es una vía segura para elevar la productividad de tu empresa.
Usa herramientas online
El uso de herramientas online o apps para móvil es otro de los factores clave para impulsar la competitividad de una pyme. Existen en la actualidad en ámbitos tan variados como las finanzas, el control de gastos, las ventas y el marketing o el comercio electrónico y que son además fácilmente integrables en los sistemas existentes. Siempre puedes volver a las hojas de cálculo, pero entonces te perderás las últimas innovaciones.
Aprende a gestionar el correo electrónico
¿Cuánto tiempo inviertes al día en abrir, responder y borrar emails? ¿Una hora?¿Dos?¿La jornada entera? Aunque el correo electrónico es cada vez más necesario para gestionar correctamente una pequeña y mediana empresa, en multitud de ocasiones no solo incrementa sino que disminuye tu productividad.
Las respuestas a estas preguntas, así como la motivación, podrían ser de lo más variadas. Sin embargo, es muy conocida la regla del 80/20, consistente en dar prioridad al 20% de los email para maximizar tu tiempo. También es muy útil fijar horas determinadas del día para revisarlo.
Establece fechas límite
En un mundo en el que los clientes demandan cada día más y los proyectos abiertos son la norma, autoimponernos una fecha límite supone una motivación adicional para trabajar más duro. Esto será todavía más efectivo si informas a tus empleados de los plazos que te has establecido a ti mismo.
Y por último… ¡descansa!
Los descansos cortos y regulares ayudan a mantener la concentración y prevenir un descenso de la productividad. Incluso una breve pausa de un par de minutos te puede ayudar a centrarte en lo que estás haciendo con muchas más ganas.
Tony Schwartz escribió sobre esto en la edición dominical de The New York Times. Según Schwartz, trabajar en intervalos de 90 minutos es una de las claves para maximizar la productividad.
El periodista norteamericano cita un estudio del profesor K. Anders Ericsson sobre la gestión del tiempo de artistas o deportistas que se pueden considerar de élite. Ericsson encontró que dichas personas ensayan o entrenan en intervalos ininterrumpidos de unos 90 minutos con algunas pausas más largas durante el día.
Solo así podían garantizar una recuperación diaria o semanal.
