En primer lugar, en caso de impago de una factura hay que reaccionar enseguida y contactar con el cliente para averiguar cuándo y cómo va a abonar el crédito pendiente de pago.
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A muchos acreedores les da corte o se sienten incómodos a la horade pedir que se le pague.
El acreedor debe perder el “miedo escénico a reclamar las deudas” y no tener ningún reparo a enviar el primer recordatorio de pago a las 24 horas de haberse producido el impago o ponerse en contacto telefónicamente con el cliente.Una reclamación en fase temprana permite detectar a tiempo posibles problemas de liquidez del deudor. Además, se consigue un efecto psicológico positivo, ya que la mayoría de los deudores respetan a los acreedores que saben controlar las facturas vencidas. Asimismo, si se trata de un cliente moroso, la psicología de este tipo de deudores contumaces es la siguiente: “si no me reclaman la deuda no es necesario pagarla”.
En segundo lugar, hay que tener en cuenta que el paso del tiempo es el peor enemigo del recobro de un impago. Como dice un viejo refrán español. “deuda vieja es deuda muerta”. A medida que transcurren los meses, la probabilidad de que una factura impagada se convierta en un crédito incobrable crece de forma exponencial. La clave del éxito en el recobro es la rapidez con la que se actúa; las posibilidades de cobro son muy elevadas si se reclama la deudaunos días después del vencimiento, y todavía se mantienen bastante elevadas si se hace antes de que pase un mes desde el impago. Ahora bien, la cobrabilidad de una deuda disminuye progresivamente por cada mes de espera. A título de ejemplo, al cabo de tres meses desde el impago las probabilidades de recobro se reducen un 30% y pasado el año se ven reducidas a solo un 75%.
En tercer lugar, es conveniente recopilar información sobre el deudor. Por tanto, antes de iniciar la reclamación el acreedor debe obtener información acerca del moroso, tanto de fuentes internas como externas, y comprobar su situación financiera con un informe comercial actualizado.También, hay que reunir toda la información referente al crédito pendiente de cobro y tener a mano el historial del cliente que incluya su fichacomercial con las compras y pagos de los últimos dos años.
En cuarto lugar, reunir la documentación mercantil relacionada con la operación comercial impagada, para demostrar la existencia de la misma y su cuantía. La carga de la prueba de la existencia del derecho de crédito es del acreedor que reclama el impago, por lo que hay que preparar un expediente con el contrato, el pedido, el albarán de entrega, la carta de porte del transporte de las mercancías, la factura y los documentos cambiarios si los hubiera.
En quinto lugar, es necesario averiguar el motivo real del impago y hacer un estudio previo de la viabilidad de un acuerdo amistoso con el deudor. Para ello hay que comprobar cinco puntos clave:
- Cuáles han sido las causas reales del impago
- Si el deudor tiene buena voluntad para pagar
- Cuál ha sido el comportamiento de pagos en el pasado del deudor
- Cuál es la solvencia real del deudor
- Qué liquidez tiene el deudor y cuál es su capacidad generar cash flow
Cuando el acreedor haya conseguido la respuesta a estas cinco cuestiones, deberá personalizar la gestión de recobro, ya que no es lo mismo negociar con un comprador solvente que está pasando un problema puntual de tesorería, que gestionar un recobro con cliente que ha extraviado la factura o tratar con un moroso recalcitrante.
En sexto lugar, comprobar la situación jurídica del deudor. Es conveniente verificar que el deudor no haya presentado concurso de acreedores, ya que en este caso la única vía es personarse en dicho procedimiento concursal a ver si hay suerte y se recupera algo del crédito impagado. Asimismo, cerciorarse de que la empresa no haya sido embargada o ejecutada por otros acreedores.
Y en séptimo lugar, negociar con el deudor una solución práctica; contrariamente a lo que muchos piensan, la reclamación de los impagados no debe ser una confrontación con el moroso. El mejor método para cobrar de los morosos es la negociación directa y la búsqueda de una solución pragmática. A veces, llegar a un acuerdo amistoso de pago puede suponer pactar el pago de la deuda en varios plazos; ahora bien, en este caso hay que obtener documentos para reforzar la posición jurídica del acreedor y sus garantías de cobro; por ejemplo, hacer firmar al deudor un reconocimiento de deuda y pagarés.
Con harta frecuencia, el acreedor tiene poco documentada la deuda por lo que tendrá como objetivo mejorar la posición jurídica de la empresa a la hora de acreditar su derecho de cobro y conseguir una documentación que refuerce sus posibilidades de tener éxito en caso de reclamar judicialmente el crédito moroso. De esta forma, se blinda la posición legal del acreedor ya que si el moroso impaga los pagarés, se le abre la puerta para iniciar el juicio cambiario y solicitar el embargo preventivo de los activos del deudor, lo que triplicará sus posibilidades de recuperar la deuda.
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