Para el responsable de un equipo la capacidad de comunicarse es fundamental, tanto para el éxito de su propia carrera como para la empresa de la que forma parte. Los empleados se fijan en su superior para entender la misión y la estrategia de la compañía. Cuando una persona tiene un puesto de liderazgo, lo habitual es que ya tenga ciertas dotes de comunicación, sin embargo, el mundo laboral es tan cambiante, que a veces interactuar con los equipos no es fácil.
También es posible que las habilidades de comunicación adquiridas hace tiempo, y que solían tener buenos resultados, ya no estén funcionando igual. La razón puede ser que en la actualidad los líderes tienen que comunicarse con equipos muy heterogéneos y a menudo dispersos geográficamente. En un mismo equipo pueden coincidir 4 generaciones distintas y las políticas de trabajo a distancia permiten a los empleados de un mismo equipo realizar su labor desde cualquier parte del mundo. Garantizar que todo el mundo recibe los mensajes y, sobre todo, que los entiende, puede ser todo un reto.
Lo primero, es ser consciente de que el estilo natural de comunicación que uno tiene, es posible que no encaje con el de sus empleados. Puede que se tenga una forma de expresarse demasiado compleja, por poner un ejemplo. Así que puede ser el momento de cambiar la forma de interactuar con el equipo.
Con estos tres consejos, a cualquier responsable de equipos le será más fácil comunicarse de manera eficaz con sus empleados y evitar el desgaste de estar repitiendo las cosas continuamente:
- Simplifica la comunicación para reducir la confusión
Cuando se comunica de una manera compleja existe el riesgo de que el mensaje dé pie a múltiples interpretaciones. Los miembros del equipo reciben mucha información de distintos ámbitos y tienen que concentrarse en el día a día del trabajo, así que lo mejor es hacer que los mensajes sean sencillos y directos.
Comunicarse en persona ayuda mucho para hacerse entender, y cuando no es posible, hacerlo cara a cara a través de una videoconferencia es la mejor opción. Las personasno solo usamos nuestra voz para comunicarnos y una videollamada permite a las personas incluircódigos no verbales que de otro modo se perderían. También permite al orador determinar por sus expresiones si sus interlocutores entienden lo que está diciendo y compartir contenido en tiempo real, lo que puede ayudar a entender lo que se está hablando.
- Fomentael diálogo
El video también ayuda a crear un ambiente relajado en el que los empleados tienen más probabilidades de hacer preguntas para aclarar lo que necesiten. Pero los líderes también deben indagar cuáles son las dudas preguntándoles. Cuando se tienen reuniones con miembros del equipo es bueno preguntarles cosas como: ¿Qué nos está impidiendo lograr esto? ¿Qué estás oyendo de nuestros clientes y proveedores que nos sea útil o que pueda ser perjudicial para la empresa? ¿Qué tenemos que hacer para que suceda esto en concreto? Este diálogo será mucho más productivo que un powerpoint.
Todos hemos estado en alguna conferencia solo con audio en la que los participantes que quieren hablar simplemente lo hacen gritando por encima del resto. En una videoconferencia todo el mundo puede verse entre sí y la disparidad de presencia se elimina, lo que hace que la audiencia, el resto de participantes, se sientan más implicados en la conversación y más propensos a hablar. Los empleados que de otro modo dudarían si hacer preguntas, por temor a interrumpir a otra persona, pueden «ver la sala», es decir, ver a los demás y hablar con más confianza.
- Sé un ejemplo como líder
Por último, al comunicarse, los líderes empresariales deben ser conscientes del hecho de que la mayoría de gente sólo recuerda entre un 17 y un 25% de lo que escucha. ¿Qué se puede hacer al respecto? Sobre todo ser conscientes de las posibles distracciones, tratar de desconectar de ellas y prestarle toda la atención a nuestro interlocutor.
Este consejo se refiere tanto a los líderes o responsables de equipo como a sus empleados. Comprobar el correo electrónico en el móvil durante una reunión indica que al jefe no le importa lo que tienen que decir los demás. Y no solo eso, les da permiso para hacer lo mismo. Se debe inculcar una cultura de respeto mutuo en la que las distracciones externas se reducen al mínimo y se desaconseja la multitarea, al menos en estas situaciones. El video puede ayudar a que todos sean responsables, ya que los participantes pueden ver cuando no se está prestando atención, y al fomentar el diálogo, el video puede aumentar la retención al 70%.
La importancia de las habilidades de comunicación de los líderes no se puede pasar por alto. Cuando el equipo no puede reunirse en una misma sala, una solución de videoconferencia puede ayudarle a aprovechar mejor esas habilidades comunicativas y potenciarlas en otras personas para garantizar que los mensajes sean comprendidos por todos.
