Más del 80% de las pymes esperan reducir el uso del papel cuando gestionan facturas, informes financieros, formularios legales, documentos de recursos humanos y otro tipo de procesos, según un estudio realizado por Xerox acerca del uso del papel y la digitalización en las pymes.
El estudio, realizado por la consultora Coleman Parkes Research a través de una encuesta a más de 1.000 empresas en Estados Unidos, Reino Unido, Francia y Alemania,revela que los encuestados esperan reducir el uso del papel y digitalizar sus procesos en los próximos 12 meses.
Casi la mitad (46%) de los encuestados afirmó que invierten mucho tiempo en los procesos que implican grandes volúmenes de papel y seis de cada diez creen que perjudica sus resultados. Las pequeñas y medianas en Alemania (51%) y en Estados Unidos (50%) son las que pierden más tiempo en estos procesos, seguidas por las de Reino Unido (40%) y Francia (37%).
A la hora de preparase para digitalizar los procesos de papel, la mayoría de las pymes recurre a las recomendaciones de expertos, ya que solo uno de cada cinco encuestados conoce las soluciones que hay en el mercado. El estudio muestra además que el 47% recurrirá a los distribuidores de materiales de oficina, uno de cada cuatro a proveedores tecnológicos y el 37% al fabricante del producto.
“Los cambios pueden ser arrolladores para las pequeñas y medianas empresas, pero hay muchas formas de afrontarlos si se toma la dirección correcta”, explica John Corley, presidente de Channel Partner Operations de Xerox. “En el momento en que una pyme inicia su camino hacia la digitalización es importante que entiendan que tecnologías como las aplicaciones para impresoras y los servicios de impresión gestionados pueden ayudarlas a llevar a cabo una transformación digital exitosa”, añade.
El informe también muestra que el incremento de la productividad es la principal prioridad, junto con el crecimiento y la reducción de costes. El 28% de las empresas afirmaron estar muy avanzadas en lo que a la implementación de sus planes para digitalizar los procesos en papel se refiere, siendo Francia el país que registró el mayor porcentaje (33%).
Por otro lado, las pymes estadounidenses son más lentas en la digitalización de sus procesos, con un 41% que afirma haber empezado, situándose por encima de la media (37%). Asimismo, un 12% de todas las pymes encuestadas están a uno o tres años de empezar la implementación.
Además de centrarse en la digitalización y la automatización, las pequeñas y medianas empresas también están explorando otras áreas para mejorar su productividad, entre las que se incluyen los servicios de impresión gestionados (MPS, por sus siglas en inglés), la movilidad o la seguridad.
En cuanto a los servicios de impresión gestionados, el 42% de las pymes tiene un contrato de MPS, mientras que el 40% planea contratar estos servicios. La cantidad que se gastan el 66% de las empresas en sus tareas de impresión es de 910 euros, un coste muy significativo para su negocio. Los contratos de MPS suponen una reducción de los costes y un menor consumo de papel, por lo que la mejora de la productividad está asegurada.
Actualmente, el 23% de las pymes cree que a finales de 2017 los dispositivos móviles estarán completamente integrados con sus procesos de flujo de trabajo, pues el 66% incluye la impresión móvil en sus iniciativas de movilidad, mientras que el 27% planea hacerlo el próximo año.
