En el mes de enero se remiten a la Agencia Tributaria los resúmenes anuales de las retenciones practicadas en el ejercicio anterior. Una vez presentados estos resúmenes, la empresa tiene obligación de remitir a todos los sujetos incluidos en su declaración informativa el certificado de retenciones, firmado y sellado. En ellos harán constar las cantidades que han abonado a cada uno y los importes retenidos e ingresados en la Agencia Tributaria, que los sujetos podrán deducir en su declaración de la Renta.
Lo que contienen los certificados de retenciones es un desglose de los datos consignados en los distintos modelos, como el modelo modelo 190 (declaración informativa en la que se consignan los rendimientos del trabajo o de actividades económicas abonadas a cada persona y de las retenciones practicadas) modelo 180 (declaración informativa de rendimientos y retenciones de arrendamientos)o el modelo 193 (declaración informativa de retenciones de préstamos y determinados alquileres).
Los modelos identifican a cada individuo por su nombre y NIF, indicando los importes pagados, los importes retenidos y los gastos deducibles practicados. Incluirán, pues, todos los trabajadores que hayamos tenido contratados durante el año anterior, todos aquellos profesionales con los que hayamos mantenido algún tipo de relación comercial así como facturas de alquileres o pagos de intereses que hayamos realizado nosotros que se hallen sujetos a retención.
El certificado de retenciones deberá ponerse a disposición del contribuyente con anterioridad a la apertura del plazo de declaración de la Renta anual. El envío debe hacerse por correo ordinario, bien sea certificado o no, ya que el destinatario debe disponer de un certificado original. Si se remite por fax o correo electrónico a modo de adelanto, se acompañará luego el original por correo.
Los programas de descarga que la Agencia Tributaria pone a disposición del contribuyente para confeccionar las declaraciones informativas permiten generar los certificados en PDF.
