Hablemos de contabilidad pero, antes, un ejemplo.
¿Te ha parado alguna vez la guardia civil para hacerte la prueba del alcohol cuando tú no has bebido absolutamente nada? Qué tranquilidad… ¿verdad?
Si pudiéramos estar así de tranquilos después de recibir una notificación de Hacienda sería estupendo…… ¿a qué si? Si…
Lo que pasa es que esa sensación es difícil de conseguir porque, así como yo puedo tener la certeza absoluta de que no he bebido nada con alcohol, es complicado llegar a saber con esa misma certeza que las declaraciones tributarias que he presentado son correctas cien por cien. Y eso por una razón muy simple: no somos máquinas. Somos seres humanos y cometemos errores. Bastantes errores a veces, que nos llevan, en muchos casos, a encontrarnos con sorpresas bastante desagradables. De hecho, en este sentido, hay dos “áreas” en las que podemos equivocarnos:
• Por un lado, al hacer la declaración propiamente dicha.
• Y por otro lado, al elaborar la contabilidad de la que extraemos los datos para confeccionar la declaración.
En fin, que la cosa es seria. Más vale tener cuidado e intentar hacer todo lo posible para reducir al mínimo el riesgo.
Vamos a centrarnos en este artículo en lo que se refiere a establecer ciertas rutinas para que la contabilidad contenga las menos inexactitudes posibles. Y para eso haremos un repaso a 7 buenos hábitos que te pueden ser de bastante utilidad.
Empezamos:
- Antes de presentar las declaraciones de IVA puedes imprimir en papel los Libros Registro, (tanto de facturas emitidas como de recibidas), y puntea cada factura. Es bastante habitual que se duplique algún apunte o que “baile” algún número. Con esta comprobación tendrás la seguridad de que las cantidades que vas a declarar son las correctas, tanto a efectos de IVA como de Impuesto de Sociedades o IRPF.
- Lleva los apuntes de tesorería (cobros y pagos) lo más al día posible. De esta forma podrás comprobar con cierta periodicidad los saldos de las cuentas de clientes, proveedores y acreedores. Si punteas las facturas, como hemos visto en el punto 1, no debes tener ningún apunte duplicado ni por un importe incorrecto pero sí que puede ser que se haya contabilizado alguna factura en una cuenta de un cliente o proveedor que no es la suya. Este fallo sólo se puede detectar comprobando los mayores de las distintas cuentas y el tener contabilizados los cobros y pagos facilita bastante esta tarea. Piensa que el figurar una factura recibida, por ejemplo, en la cuenta de otro proveedor va a implicar que el volumen de operaciones de los dos proveedores esté mal por lo que si alguno o los dos deben aparecer en nuestro modelo 347 (operaciones superiores a 3.005,06 euros) los vamos a consignar con unas cantidades erróneas.
- A final de año pide un listado a aquellos proveedores o acreedores de los que no estés seguro de tener todos los justificantes. Así podrás detectar si te falta alguno. Pasa a veces que no nos llega alguna factura, porque se ha extraviado o porque no nos la han mandado.
- Si sueles trabajar con talones o pagarés no debes olvidar anotar los datos de cada uno que expides (número, importe, fecha, destinatario y concepto). Esta relación te será muy útil cuando tengas que contabilizar los cargos en el banco.
- Toma nota de cualquier apunte un poco raro que tengas que hacer por un motivo concreto o de cualquier cálculo que se salga de lo habitual. Si tienes que explicarlo en un futuro lo mejor es estar seguro de que vas a poder hacerlo. Ten presente que tenemos una memoria limitada, así que no des por hecho que vas a recordar las cosas durante años.
- Analiza la cuenta de explotación varias veces al año. No lo hagas sólo al final del ejercicio porque perderás la oportunidad de planificar algunas acciones que te puedan resultar ventajosas fiscalmente.
- Si cuentas con los servicios de un asesor entrégale los datos con el tiempo suficiente como para que pueda trabajar en condiciones óptimas. Serás el principal beneficiado porque mientras más deprisa hay que trabajar más posibilidades de cometer errores hay. De hecho, si usas anfix sabrás que esta tarea la tienes resuelta porque estarás conectado con tu gestor y así recibirá a tiempo “todo el papeleo” sin que tengas que ir mes a mes a entregárselo 😉
Si integras estas pautas dentro de tu rutina normal de trabajo podrás disfrutar de un año fiscal feliz porque estarás bastante seguro de que no hay errores ni en tu contabilidad y, por lo tanto, es mucho más probable que tampoco haya errores en tus declaraciones.
